Contrôler les comptes du syndic · la mission du conseil

Le syndic tient la comptabilité, mais il n’est pas son propre juge. La loi confie au conseil syndical une mission de contrôle, vérifier, au moins une fois par an et avant l’assemblée qui approuvera les comptes, que chaque euro dépensé correspond à une facture, que le budget a été tenu et que les copropriétaires sont à jour. Ce contrôle n’exige aucune compétence d’expert-comptable. C’est une méthode ordonnée, que tout conseiller peut appliquer avec les bons documents sous les yeux.

Le bon moment, les bons documents

Le contrôle se place avant deux choses, avant le vote d’assemblée, et avant l’établissement définitif des annexes comptables. C’est ce qui permet de corriger une anomalie tant qu’il est encore temps. Un contrôle fait après coup, sur les annexes déjà bouclées, ne sert plus à grand-chose.

Le conseil ne travaille donc pas sur les annexes, mais sur les pièces brutes :

• les factures ;
• le livre journal et les journaux comptables ;
• le grand livre ;
• le Relevé Général Des Dépenses (RGDD) ;
• les relevés de banque.

Une précision utile. L’annexe 3 (le compte de gestion par clé) ne sert pas au contrôle. Elle est produite après. Le conseil vérifie en amont, sur le RGDD et les factures.

Pour obtenir ces pièces, le conseil dispose d’un droit d’accès solide (article 21). Il peut demander copie de tout document de gestion. Si le syndic ne transmet pas dans le mois, des pénalités par jour de retard s’imputent sur ses honoraires.

Une ligne, une facture

Tout le contrôle tient en une phrase. Chaque ligne du RGDD doit correspondre à une facture ou à un justificatif. Et cette facture doit reposer sur un « bon pour accord » du syndic au nom du syndicat, c’est-à-dire s’adosser à l’un de ces trois documents :

Le fondement de la dépense	Ce qui doit l’accompagner
Un devis	Devis validé et contresigné, joint à la facture
Un ordre de service	Facture mentionnant le numéro de mission
Un contrat	Facture faisant état du numéro de contrat

À partir de là, on passe la comptabilité au tamis. Sur les dépenses courantes, le conseil vérifie point par point :

• l’affectation par clé de répartition, la facture concerne-t-elle la bonne rubrique et le bon bâtiment ?
• la ventilation d’une facture unique portant sur deux bâtiments distincts ;
• le total de chaque rubrique, qui doit correspondre à la ligne de l’annexe 3 ;
• le nombre de factures périodiques (trimestrielles pour l’ascenseur, mensuelles pour les espaces verts), en manque-t-il ?
• le montant de la TVA, entre le RGDD et la facture ;
• les factures constatées d’avance, une facture reçue en décembre mais portant sur le premier trimestre suivant se rattache au bon exercice.

Sur les dépenses exceptionnelles (les travaux votés), on contrôle deux choses, la cohérence entre le vote et la commande, dans le respect du délai de deux mois de l’article 42, et la cohérence entre le montant voté et le montant payé. Même vigilance pour les honoraires du syndic.

L’état financier de la copropriété

Au-delà des factures, le conseil regarde l’équilibre général. Il croise le RGDD provisoire et le comparatif budgétaire pour repérer :

• les mauvaises imputations (une facture du bâtiment A portée au bâtiment B) ;
• les dépassements de budget poste par poste (« Travaux divers » prévu à 1 000 €, réalisé à 1 500 €) ;
• le respect ou non du budget global.

Exemple. Provision budgétaire votée à 64 660 €, dépenses réelles de 69 111 €, une insuffisance de 4 451 € sur l’exercice. Le conseil identifie d’où vient l’écart (ici l’eau, les travaux divers d’un bâtiment et ceux des garages) avant de décider s’il faut réévaluer le budget suivant.

Vient ensuite la question qui compte pour la trésorerie, les copropriétaires sont-ils à jour ? Le conseil examine l’état des débiteurs, son évolution d’une année sur l’autre, et les actions menées par le syndic (relances, mises en demeure, échéanciers). Pour un impayé qui menace l’équilibre, on suit la procédure jusqu’à la saisie immobilière du lot en ultime recours, pour éviter que la dette ne retombe sur les autres.

Les contrôles qu’on oublie souvent

Le rapprochement bancaire. À la clôture, le solde des livres et le solde de la banque sont rarement identiques, à cause du décalage des opérations. Le rapprochement fait ressortir les écritures isolées (présentes d’un côté, pas de l’autre). Règle simple, tout écart doit être justifié. Un solde inexpliqué signale une erreur ou une incohérence.

Le poste salarié. Si la copropriété emploie un gardien, elle est employeur. Le conseil vérifie le paiement du salaire à échéance, les cotisations URSSAF, le suivi des absences, la visite médicale (obligatoire tous les deux ans) et les formations. Il peut consulter les bulletins de salaire, mais le taux d’imposition du salarié reste confidentiel.

Les sinistres en cours. Pour ne pas fausser les comptes, dépense et indemnité d’un sinistre doivent tomber sur le même exercice. Un sinistre dont le coût pèserait sur l’année N et l’indemnité sur l’année N+1 déforme le comparatif budgétaire.

Les idées reçues

L’idée reçue	La réalité
« On contrôle sur les annexes comptables »	Non. On contrôle avant, sur le RGDD, les factures et les relevés de banque
« Approuver les comptes, c’est faire confiance au syndic »	Non. On vérifie facture par facture ; l’approbation vient après le contrôle
« Le rapprochement compare le compte du syndic »	Non. Il compare le relevé de banque et le compte du syndicat, pas le compte du syndic
« L’annexe 3 liste les débiteurs »	Non. L’annexe 3 présente les budgets ; les débiteurs sont à l’état des dettes et créances
« Seul le conseil peut vérifier les comptes »	Non. Tout copropriétaire peut les vérifier, entre la convocation et l’assemblée

Les questions qui reviennent

Le conseil syndical peut-il refuser d’approuver les comptes ?

Le conseil ne vote pas l’approbation, c’est l’assemblée qui le fait, à la majorité de l’article 24. Mais le conseil éclaire ce vote, il présente ses constats, signale les anomalies, et peut recommander de réserver ou de refuser. C’est aussi ce qui fonde un éventuel refus de quitus.

Faut-il être comptable pour contrôler les comptes ?

Non. La méthode est accessible, on rapproche des lignes, des factures et des soldes. Notre calculateur de charges aide à vérifier une répartition. Ce qui compte, c’est la rigueur, pas un diplôme de comptabilité.

Un simple copropriétaire peut-il participer au contrôle ?

Oui. Tout copropriétaire peut vérifier les comptes entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée, sur rendez-vous un jour ouvrable, et peut demander à participer au contrôle aux côtés du conseil.

Combien de temps prend un contrôle sérieux ?

Pour une copropriété moyenne bien tenue, une demi-journée à une journée, une fois par an. Le plus long, c’est le rapprochement facture par facture ; le reste (budget, débiteurs, banque) se lit vite quand les pièces sont en ordre.

Ce que dit la loi. La mission de contrôle et le droit d’accès aux documents relèvent de l’article 21 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ; le délai de contestation des travaux votés, de son article 42. Le cadre comptable vient du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005. Notre méthode de vérification est détaillée sur la page Sources.

Pour aller plus loin, le rôle du conseil syndical, le président du conseil syndical, approuver les comptes en AG, le budget prévisionnel. Au glossaire, conseil syndical, quitus, copropriétaire défaillant.