Immatriculer sa copropriété au registre national

Immatriculer une copropriété, c'est lui donner sa carte d'identité dans un registre national tenu par l'État. Depuis la loi ALUR, c'est une obligation qui ne souffre aucune exception. Petit immeuble ou grande résidence, tout syndicat des copropriétaires doit y figurer, et rester à jour. Pour un syndic bénévole qui découvre le sujet, la mécanique est simple, mais l'oubli coûte cher, jusqu'à priver la copropriété de ses aides.

Ce qu'est le registre national des copropriétés

La loi ALUR du 24 mars 2014 a institué l'obligation d'immatriculer le syndicat des copropriétaires. L'enregistrement se fait sur le registre national des copropriétés, tenu par l'ANAH (Agence nationale de l'habitat).

L'objectif de l'État est double, disposer d'une meilleure visibilité de l'état du parc de copropriétés, et prévenir les difficultés avant qu'elles ne deviennent des situations de crise. Le registre recense les données d'identification, techniques et financières de chaque immeuble.

Point important à comprendre. L'immatriculation est purement déclarative. Elle ne « crée » pas la copropriété et n'a aucune conséquence sur l'application du statut. Un syndicat des copropriétaires existe dès qu'il y a 2 propriétaires d'un immeuble divisé, immatriculé ou non. L'immatriculation est obligatoire, mais elle constate une réalité, elle ne la fonde pas.

Qui immatricule, et qui met à jour

Deux acteurs, selon le moment de la vie de l'immeuble.

Une fois l'immeuble inscrit, l'immatriculation n'est pas figée. Elle doit vivre. Le syndic procède à une mise à jour annuelle obligatoire, dans les 2 mois qui suivent l'assemblée générale. C'est le moment où les nouvelles données comptables et techniques de l'exercice remontent au registre.

Cette obligation de mise à jour va de pair avec un autre document que le syndic établit chaque année, la fiche synthétique de la copropriété, qui résume l'essentiel des informations financières et techniques de l'immeuble.

Obligatoire pour tous les immeubles depuis 2019

L'immatriculation s'est déployée par étapes, selon la taille des copropriétés, avant de devenir strictement obligatoire pour tous les immeubles existants depuis 2019. Depuis cette date, toute nouvelle copropriété ou mise en copropriété est immatriculée par le syndic ou le notaire, avec la mise à jour annuelle qui suit.

Si vous reprenez un mandat de syndic bénévole aujourd'hui, l'immatriculation doit déjà exister. Votre première mission est de vérifier qu'elle est faite et à jour, puis de tenir la mise à jour annuelle. Si l'immeuble n'a jamais été immatriculé, c'est une régularisation à mener sans tarder.

Ce que coûte l'oubli

Ne pas immatriculer, ou laisser l'immatriculation périmée, n'est pas sans conséquence. La sanction se déroule en 2 temps.

1. Le syndic peut être mis en demeure de régulariser.
2. À défaut, il engage sa responsabilité et s'expose à une astreinte de 20 € par lot et par semaine de retard.

Sur une copropriété de 40 lots, un mois de retard après mise en demeure représente déjà 40 lots × 20 € × 4 semaines, soit 3 200 €. L'addition grimpe vite.

Plus lourd encore, l'absence d'immatriculation peut priver le syndicat des copropriétaires des aides d'État et des subventions. Une copropriété qui prépare des travaux financés par des aides publiques et qui n'est pas immatriculée risque de voir son dossier bloqué. Pour un immeuble qui vise une rénovation, l'enjeu dépasse largement l'astreinte.

Les idées reçues

• « Les petites copropriétés sont dispensées »

  Non. Tous les immeubles sont concernés, quel que soit le nombre de lots

• « L'immatriculation crée le syndicat »

  Non. Le syndicat des copropriétaires existe dès 2 copropriétaires. L'immatriculation est déclarative

• « Une fois immatriculé, c'est réglé »

  Non. Une mise à jour annuelle s'impose, dans les 2 mois après l'AG

• « Un oubli, ce n'est pas grave »

  Non. Astreinte de 20 €/lot/semaine, et surtout perte possible des aides

• « C'est au conseil syndical de le faire »

  Non. C'est au syndic (ou au notaire à la création)

Les questions qui reviennent

Un syndic bénévole doit-il vraiment immatriculer sa copropriété ?

Oui, exactement comme un professionnel. L'obligation pèse sur le syndic, quelle que soit sa forme. C'est d'ailleurs l'un des premiers réflexes à avoir en reprenant un mandat, vérifier l'immatriculation et sa mise à jour.

Où trouve-t-on le numéro d'immatriculation ?

Il figure sur les documents officiels de la copropriété et sur la fiche synthétique. Il accompagne l'immeuble comme un numéro d'identité, notamment lors d'une vente de lot.

Que faire si la copropriété n'a jamais été immatriculée ?

La régulariser au plus vite via le registre national tenu par l'ANAH. Mieux vaut agir avant une mise en demeure, l'astreinte ne court qu'ensuite, mais la privation d'aides, elle, peut déjà jouer.

L'immatriculation change-t-elle quelque chose pour un acheteur ?

Oui, indirectement. Elle donne accès aux données de la copropriété et conditionne certaines aides. Une copropriété immatriculée et à jour est un signe de gestion sérieuse, un point que vérifient acheteurs avertis et professionnels de la vente.

Pour aller plus loin, devenir syndic bénévole, le guide complet, la comptabilité du syndic bénévole, changer de syndic et la transmission des archives. Au glossaire, immatriculation des copropriétés, fiche synthétique, syndicat des copropriétaires.

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