Approuver les comptes en AG, vérifier avant de voter

Chaque année, la même résolution revient en tête d'ordre du jour, « approbation des comptes de l'exercice clos ». Elle est souvent votée sans discussion, alors que c'est ce vote qui fige les dépenses de l'année, déclenche la régularisation des charges et rend définitives les erreurs qui n'ont pas été relevées. Quelques vérifications s'imposent avant de voter. La loi en encadre une partie, vous pouvez mener le reste vous-même.

Ce que ce vote produit, concrètement

Pendant l'exercice, vous payez des provisions calées sur le budget prévisionnel. À la clôture, le syndic arrête les comptes réels. L'approbation en assemblée rend ces comptes définitifs et permet la régularisation, soit la comparaison entre ce que vous avez versé et ce que votre lot devait réellement, clé par clé. Selon le résultat, vous recevez un remboursement ou un appel complémentaire.

Tant que les comptes ne sont pas approuvés, cette régularisation n'a pas de base. Un refus n'efface donc pas les dépenses (elles ont eu lieu), il suspend leur répartition définitive et oblige le syndic à représenter des comptes corrigés.

Le vote se fait à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, plus de la moitié des voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Les abstentions ne comptent pas dans le calcul.

Le contrôle vient avant le vote, et sur les bonnes pièces

C'est le point que presque tout le monde inverse. La vérification des comptes ne se fait pas en séance, ni sur les tableaux joints à la convocation. Elle se fait en amont, sur les pièces brutes. Le conseil syndical exerce ce contrôle au moins une fois par an. Il travaille sur les factures, le livre journal, le grand livre, le relevé général des dépenses (RGDD) et les relevés de banque.

Chaque ligne du relevé de dépenses doit correspondre à une facture, et chaque facture à un accord. Un « bon pour accord » du syndic adossé à un devis contresigné, un ordre de service numéroté ou un contrat référencé.

La liste de contrôle du vérificateur

Passons en revue, poste par poste, ce qu'un contrôle sérieux vérifie. C'est la méthode enseignée aux gestionnaires professionnels, et rien n'empêche un conseiller syndical de l'appliquer telle quelle.

Un dépassement budgétaire n'est pas en soi une faute (l'hiver a pu être rude, une panne a pu survenir). Ce qui compte, c'est qu'il soit expliqué, et qu'il nourrisse la discussion sur le budget suivant et le niveau de l'avance de trésorerie.

Vous pouvez vérifier vous-même, c'est un droit individuel

Le contrôle n'est pas réservé au conseil syndical. L'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 donne à tout copropriétaire le droit de consulter les pièces justificatives des charges pendant la période qui sépare la convocation de la tenue de l'assemblée. Le syndic fixe les modalités dans la convocation, et la consultation se fait sur rendez-vous, un jour ouvrable.

Deux conseils pour que ce rendez-vous serve à quelque chose. Venez avec une liste courte (3 postes qui ont bougé par rapport à l'an dernier, par exemple), pas avec l'ambition de tout refaire. Et demandez le RGDD à l'avance. C'est lui qui vous dira où regarder.

Voter contre, s'abstenir, contester

Si le contrôle révèle un vrai problème (facture sans justificatif, travaux payés au-delà du vote, imputation fausse), la question se règle idéalement avant l'assemblée, par une demande écrite de correction. En séance, 3 positions restent possibles, et elles n'ont pas les mêmes effets.

Le délai de 2 mois court à compter de la notification du procès-verbal. Passé ce délai, les comptes approuvés deviennent intouchables, même faux. Si l'assemblée refuse les comptes, le syndic doit les corriger et les représenter. En attendant, la régularisation individuelle reste suspendue et les provisions continuent sur la base de l'ancien budget.

Les idées reçues

• « J'approuve les comptes, donc je donne quitus »

  Non. Ce sont 2 résolutions distinctes. On peut approuver des comptes exacts et refuser le quitus sur la gestion. Le détail est dans notre guide du quitus

• « Les annexes jointes à la convocation suffisent pour vérifier »

  Non. Les annexes sont une synthèse. Le contrôle sérieux se fait sur les factures et le RGDD, avant la séance

• « Le conseil syndical a vérifié, je n'ai pas le droit de regarder »

  Faux. L'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 ouvre la consultation à tout copropriétaire, entre la convocation et l'assemblée

• « On peut approuver les comptes sauf une ligne »

  L'approbation porte sur les comptes de l'exercice dans leur ensemble. Si une ligne pose problème, elle se règle avant, ou les comptes se refusent

• « Refuser les comptes annule les dépenses »

  Non. Les dépenses ont eu lieu. Le refus suspend la régularisation et oblige à représenter des comptes corrigés

Les questions qui reviennent

Qui vote l'approbation des comptes, et à quelle majorité ?

Tous les copropriétaires, à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965, plus de la moitié des voix exprimées des présents, représentés et votants par correspondance. Les abstentions sont neutralisées. Pour le mécanisme complet, voyez le guide des majorités.

Que devient ma régularisation si les comptes sont refusés ?

Elle attend. Sans approbation, pas de solde définitif. Vous continuez à verser les provisions du budget en cours, et la régularisation interviendra quand des comptes corrigés auront été approuvés.

Le syndic peut-il facturer la consultation des pièces ?

La consultation prévue à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 s'exerce sans frais au bureau du syndic (ou au lieu qu'il précise). Seules les copies de documents peuvent donner lieu à facturation, au tarif prévu par le contrat de syndic.

Combien de temps garder les pièces comptables ?

Le syndic conserve les archives du syndicat des copropriétaires. Pour vous, gardez au moins vos appels de fonds, décomptes de régularisation et procès-verbaux 10 ans. Les actions personnelles en copropriété se prescrivent, elles, par 5 ans, l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 renvoyant à l'article 2224 du code civil. Mais un litige de charges remonte souvent sur plusieurs exercices, et une pièce coûte moins cher à garder qu'à retrouver.

Pour aller plus loin, comprendre vos charges et leur répartition, le budget prévisionnel, le quitus au syndic, contester une décision d'AG. Au glossaire, budget prévisionnel, avance de trésorerie, copropriétaire opposant.

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