Approuver les comptes en AG · vérifier avant de voter

Chaque année, la même résolution revient en tête d’ordre du jour, « approbation des comptes de l’exercice clos ». Elle est souvent votée sans discussion, alors que c’est ce vote qui fige les dépenses de l’année, déclenche la régularisation des charges et rend définitives les erreurs qui n’ont pas été relevées. Quelques vérifications s’imposent avant de voter. La loi en encadre une partie, vous pouvez mener le reste vous-même.

Ce que ce vote produit, concrètement

Pendant l’exercice, vous payez des provisions calées sur le budget prévisionnel. À la clôture, le syndic arrête les comptes réels. L’approbation en assemblée rend ces comptes définitifs et permet la régularisation, soit la comparaison entre ce que vous avez versé et ce que votre lot devait réellement, clé par clé. Selon le résultat, vous recevez un remboursement ou un appel complémentaire.

Tant que les comptes ne sont pas approuvés, cette régularisation n’a pas de base. Un refus n’efface donc pas les dépenses (elles ont eu lieu), il suspend leur répartition définitive et oblige le syndic à représenter des comptes corrigés.

Le vote se fait à la majorité de l’article 24, plus de la moitié des voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Les abstentions ne comptent pas dans le calcul.

Le contrôle vient avant le vote, et sur les bonnes pièces

C’est le point que presque tout le monde inverse. La vérification des comptes ne se fait pas en séance, ni sur les tableaux joints à la convocation. Elle se fait en amont, sur les pièces brutes. Le conseil syndical exerce ce contrôle au moins une fois par an ; il travaille sur les factures, le livre journal, le grand livre, le relevé général des dépenses (RGDD) et les relevés de banque.

Le principe du contrôle tient en une phrase. Chaque ligne du relevé de dépenses doit correspondre à une facture, et chaque facture à un accord. Un « bon pour accord » du syndic adossé à un devis contresigné, un ordre de service numéroté ou un contrat référencé.

La liste de contrôle du vérificateur

Passons en revue, poste par poste, ce qu’un contrôle sérieux vérifie. C’est la méthode enseignée aux gestionnaires professionnels, et rien n’empêche un conseiller syndical de l’appliquer telle quelle.

Poste	Ce qu’on vérifie
Factures du budget courant	Chaque ligne du RGDD a sa facture, adossée à un devis signé, un ordre de service ou un contrat
Factures hors budget (travaux votés)	La commande correspond au vote de l’AG, le montant payé au montant voté
Affectation et ventilation	La dépense est imputée à la bonne clé de répartition, au bon bâtiment
Périodicité	Le bon nombre de factures dans l’année (4 trimestres d’ascenseur, 12 mois d’espaces verts)
TVA	Le montant du relevé correspond à celui de la facture
Rapprochement bancaire	Tout écart entre le solde comptable et le solde en banque est justifié, écriture par écriture
Impayés et recouvrement	État des débiteurs, relances et mises en demeure effectivement envoyées, échéanciers tenus
Sinistres en cours	Dépenses et indemnités d’assurance suivies, si possible sur le même exercice
Poste salarié (gardien, employé)	Salaires payés à échéance, cotisations versées, visites médicales et formations à jour

Un dépassement budgétaire n’est pas en soi une faute (l’hiver a pu être rude, une panne a pu survenir). Ce qui compte, c’est qu’il soit expliqué, et qu’il nourrisse la discussion sur le budget suivant et le niveau de l’avance de trésorerie.

Vous pouvez vérifier vous-même, c’est un droit individuel

Le contrôle n’est pas réservé au conseil syndical. L’article 18-1 de la loi de 1965 donne à tout copropriétaire le droit de consulter les pièces justificatives des charges pendant la période qui sépare la convocation de la tenue de l’assemblée. Le syndic fixe les modalités dans la convocation, et la consultation se fait sur rendez-vous, un jour ouvrable.

Deux conseils pour que ce rendez-vous serve à quelque chose. Venez avec une liste courte (trois postes qui ont bougé par rapport à l’an dernier, par exemple), pas avec l’ambition de tout refaire. Et demandez le RGDD à l’avance. C’est lui qui vous dira où regarder.

Voter contre, s’abstenir, contester

Si le contrôle révèle un vrai problème (facture sans justificatif, travaux payés au-delà du vote, imputation fausse), la question se règle idéalement avant l’assemblée, par une demande écrite de correction. En séance, trois positions restent possibles, et elles n’ont pas les mêmes effets.

Votre vote	Statut	Conséquence sur un recours
Pour	Approbation	Aucun recours possible contre la décision que vous avez approuvée
Abstention	Ni opposant ni défaillant	Pas de recours non plus, l’abstention ne compte pas comme opposition
Contre	Opposant	Vous recevez le procès-verbal en recommandé et disposez de deux mois pour contester (article 42)

Le délai de deux mois court à compter de la notification du procès-verbal. Passé ce délai, les comptes approuvés deviennent intouchables, même faux. Si l’assemblée refuse les comptes, le syndic doit les corriger et les représenter ; en attendant, la régularisation individuelle reste suspendue et les provisions continuent sur la base de l’ancien budget.

Les idées reçues

L’idée reçue	La réalité
« J’approuve les comptes, donc je donne quitus »	Non. Ce sont deux résolutions distinctes. On peut approuver des comptes exacts et refuser le quitus sur la gestion. Le détail est dans notre guide du quitus
« Les annexes jointes à la convocation suffisent pour vérifier »	Non. Les annexes sont une synthèse. Le contrôle sérieux se fait sur les factures et le RGDD, avant la séance
« Le conseil syndical a vérifié, je n’ai pas le droit de regarder »	Faux. L’article 18-1 ouvre la consultation à tout copropriétaire, entre la convocation et l’assemblée
« On peut approuver les comptes sauf une ligne »	L’approbation porte sur les comptes de l’exercice dans leur ensemble. Si une ligne pose problème, elle se règle avant, ou les comptes se refusent
« Refuser les comptes annule les dépenses »	Non. Les dépenses ont eu lieu. Le refus suspend la régularisation et oblige à représenter des comptes corrigés

Les questions qui reviennent

Qui vote l’approbation des comptes, et à quelle majorité ?

Tous les copropriétaires, à la majorité de l’article 24, plus de la moitié des voix exprimées des présents, représentés et votants par correspondance. Les abstentions sont neutralisées. Pour le mécanisme complet, voyez le guide des majorités.

Que devient ma régularisation si les comptes sont refusés ?

Elle attend. Sans approbation, pas de solde définitif. Vous continuez à verser les provisions du budget en cours, et la régularisation interviendra quand des comptes corrigés auront été approuvés.

Le syndic peut-il facturer la consultation des pièces ?

La consultation prévue à l’article 18-1 s’exerce sans frais au bureau du syndic (ou au lieu qu’il précise). Seules les copies de documents peuvent donner lieu à facturation, au tarif prévu par le contrat de syndic.

Combien de temps garder les pièces comptables ?

Le syndic conserve les archives du syndicat. Pour vous, gardez au moins vos appels de fonds, décomptes de régularisation et procès-verbaux dix ans. C’est la durée utile en cas de contentieux sur charges, et l’horizon des actions personnelles en copropriété.

Ce que dit la loi. Article 18-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (consultation des pièces justificatives), article 42 (délai de contestation de deux mois), et article 11 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (documents comptables joints à la convocation). Notre méthode de vérification est détaillée sur la page Sources.

Pour aller plus loin, comprendre vos charges et leur répartition, le budget prévisionnel, le quitus au syndic, contester une décision d’AG. Au glossaire, budget prévisionnel, avance de trésorerie, copropriétaire opposant.

L’outil qui va avec. Avant l’assemblée, vérifiez votre quote-part avec le calculateur de charges, et les délais de contestation avec le calculateur de délais d’AG.