Régularisation des charges · comment ça marche

Toute l’année, vous payez des provisions calculées sur une estimation, le budget prévisionnel. À la clôture, les factures de l’année sont connues, et il faut solder l’écart avec les provisions. C’est la régularisation. Comment elle se calcule, qui doit quoi, et pourquoi la vente d’un lot complique tout.

De l’estimation au réel

Chaque année, l’assemblée vote un budget prévisionnel pour les dépenses courantes de l’immeuble. Les copropriétaires versent des provisions égales au quart de ce budget, appelées chaque trimestre selon leurs tantièmes. C’est une estimation, et une estimation n’est jamais exacte. Le chauffage a coûté plus cher que prévu, l’entretien moins, l’eau presque pile.

À la fin de l’exercice, le syndic compare deux chiffres, ce qui a été appelé en provisions et ce qui a été dépensé en réalité. La différence est la régularisation. Elle n’est pas une option, elle est obligatoire. Sans elle, l’écart entre le prévu et le réel s’accumulerait année après année, et les comptes ne refléteraient plus rien. C’est l’approbation des comptes en assemblée qui la rend effective.

Un point à retenir, seules les charges des provisions trimestrielles du budget courant se régularisent ainsi. Les travaux votés en assemblée suivent un autre calendrier.

Trop-perçu ou moins-perçu

Deux cas, et un seul par poste.

Situation	Ce que fait le syndic	Effet sur le copropriétaire
Provisions supérieures aux dépenses réelles	Un crédit sur le compte de charges	Trop-perçu, déduit du prochain appel de fonds
Provisions inférieures aux dépenses réelles	Un débit sur le compte de charges	Moins-perçu, qui grève le prochain appel

Contrairement à une idée répandue, la régularisation n’est pas toujours un chèque en votre faveur. Elle va dans les deux sens, selon que la copropriété a trop ou pas assez provisionné. Un budget bien tenu produit d’ailleurs des régularisations faibles, dans un sens comme dans l’autre. C’est le signe d’une gestion sérieuse.

Un exemple chiffré

Prenons un copropriétaire à 80/1000 dans un immeuble dont le budget voté était de 30 000 € et le réalisé de 33 792 € (hors eau, pour simplifier).

• Sa provision annuelle, 30 000 € × 80 / 1000 = 2 400 €.
• Sa quote-part réelle, 33 792 € × 80 / 1000 = 2 703,36 €.
• Régularisation, 2 400 − 2 703,36 = − 303,36 €.

Il a moins provisionné qu’il n’a réellement consommé. Il doit donc un complément de 303,36 €, qui viendra grever son prochain appel. Si le réalisé avait été inférieur au budget, l’écart aurait joué en sa faveur et réduit son appel suivant.

L’eau au compteur, un calcul à part

Quand l’immeuble dispose de compteurs individuels, l’eau se régularise poste par poste, et un constat guide tout. Le compteur général relève presque toujours plus que la somme des compteurs individuels. Cet écart, le reliquat, vient de l’imprécision des compteurs et de la consommation collective (arrosage, entretien), que nul compteur privatif ne mesure.

Le coût de l’eau se répartit donc en deux temps. On calcule d’abord le prix du m³ (montant facturé ÷ volume total consommé). On facture ensuite à chacun sa consommation individuelle relevée au compteur, et on répartit le reliquat aux tantièmes généraux. Répartir tout le coût de l’eau sur les seuls compteurs individuels serait une erreur. La part collective ne se mesure pas au compteur.

Les charges récupérables et le rôle du bailleur

La régularisation ne s’arrête pas au copropriétaire. Pour un copropriétaire bailleur, elle continue vers le locataire, via les charges récupérables, les charges que le propriétaire peut répercuter sur son occupant, dont la liste limitative figure au décret du 26 août 1987.

Deux limites encadrent cette récupération.

• La durée. La régularisation des charges auprès du locataire peut se faire jusqu’à trois ans.
• La nature. Le bailleur répercute les charges courantes de fonctionnement, jamais les gros travaux. L’exemple classique, on impute au locataire la réparation de la platine d’interphonie, pas son remplacement.

Un point est souvent mal compris. La mention des charges récupérables que fournit le syndic n’a qu’une valeur informative, elle n’est pas opposable au locataire. C’est au bailleur de contrôler ses charges et de mener la régularisation auprès de son locataire. S’il ne le fait pas, sa responsabilité est engagée.

Le cas du gardien a sa propre règle. Si le gardien assure à la fois l’entretien des parties communes et la gestion des déchets, 75 % de ses charges sont récupérables sur le locataire. S’il n’assure qu’une seule de ces deux tâches, seulement 40 %.

Les travaux suivent leur propre calendrier

Les charges de travaux ne se régularisent pas forcément sur l’exercice en cours. La raison est simple. Un chantier peut commencer une année et s’achever la suivante. Les travaux sont alors régularisés à la clôture de l’exercice où ils se terminent, à réception de la facture finale de solde.

Un exemple. Une cage d’escalier est repeinte pour un budget voté de 20 000 €. Le chantier débute en décembre et s’achève en février de l’année suivante, pour un coût final de 19 300 €. Les 700 € d’écart seront régularisés à la clôture de l’année d’achèvement, pas de celle du vote.

Le cas épineux de la vente d’un lot

C’est le point le plus délicat. Quand un lot change de mains en cours d’exercice, qui paie la régularisation ? Le vendeur, qui occupait le lot pendant l’année, ou l’acquéreur ?

La réponse tient dans l’article 6-2 du décret du 17 mars 1967. Le trop ou moins-perçu révélé par l’approbation des comptes est porté au compte de celui qui est copropriétaire lors de l’approbation des comptes. Au moment de la vente, l’exercice est souvent encore en cours et l’approbation n’a pas eu lieu, on ne peut donc pas calculer l’écart à la signature. La régularisation est adressée plus tard, à celui qui possède le lot le jour où l’assemblée approuve les comptes.

Un lot vendu en septembre, dont les comptes sont approuvés l’année suivante en avril, verra sa régularisation adressée à l’acquéreur, présent à cette date d’approbation. Vendeur et acquéreur peuvent bien convenir chez le notaire d’un prorata, mais cet accord ne joue qu’entre eux. Il n’est pas opposable au syndic.

Les idées reçues

L’idée reçue	La réalité
« La régularisation, c’est toujours de l’argent qu’on me rend »	Non. Elle va dans les deux sens, crédit ou débit
« Le syndic peut la faire ou non »	Non. Elle est obligatoire, chaque année, à l’approbation des comptes
« Après une vente, c’est le vendeur qui paie sa période »	Non. C’est le copropriétaire présent à la date d’approbation des comptes
« Je peux répercuter tous mes travaux sur mon locataire »	Non. Seules les charges courantes de fonctionnement sont récupérables
« La mention du syndic suffit face au locataire »	Non. Elle est informative, au bailleur de régulariser lui-même
« L’eau se répartit entièrement aux compteurs individuels »	Non. Le reliquat collectif se répartit aux tantièmes

Les questions qui reviennent

Quand la régularisation est-elle censée avoir lieu ?

À la clôture de l’exercice, lors de l’assemblée qui approuve les comptes. C’est cette approbation qui rend la régularisation effective et désigne le copropriétaire à qui elle s’adresse. Tant que les comptes ne sont pas approuvés, l’écart entre provisions et dépenses n’est pas définitif.

J’ai vendu mon appartement en cours d’année, dois-je réclamer ma part au notaire ?

Vous pouvez convenir d’un prorata avec l’acquéreur dans l’acte de vente, mais cet arrangement ne concerne que vous deux. Le syndic, lui, adressera la régularisation à celui qui est copropriétaire à la date d’approbation des comptes. Si c’est l’acquéreur, c’est à lui que le syndic la porte, et c’est ensuite entre vous que se règle l’éventuel partage convenu.

Mon locataire conteste sa régularisation de charges, que faire ?

Le locataire a le droit de demander le détail des charges et les justificatifs. En tant que bailleur, vous devez pouvoir présenter la ventilation des postes récupérables. La récupération peut se faire jusqu’à trois ans, et seules les charges de fonctionnement courant sont concernées, jamais les gros travaux. Un décompte clair, poste par poste, évite l’essentiel des litiges.

Pourquoi ma régularisation est-elle négative alors que j’ai payé mes provisions ?

Parce que vos provisions, calculées sur le budget prévisionnel, se sont révélées inférieures aux dépenses réelles de l’année. Vous avez bien payé, mais la copropriété a dépensé plus que prévu, un poste a dérapé (l’eau, un contrat, l’énergie). Le complément vous est réclamé au prochain appel. L’approbation des comptes est le moment pour comprendre d’où vient l’écart.

Ce que dit la loi. Le budget prévisionnel et les provisions relèvent de l’article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. La répartition entre vendeur et acquéreur figure à l’article 6-2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. La liste des charges récupérables sur le locataire est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Notre méthode de vérification est détaillée sur la page Sources.

Pour aller plus loin, approuver les comptes en assemblée, le budget prévisionnel, les charges de copropriété, les charges récupérables sur le locataire. Au glossaire, appel de fonds, budget prévisionnel, charges de copropriété.