Charges récupérables · ce que le locataire rembourse

Un bailleur ne peut récupérer sur son locataire que les charges figurant sur la liste limitative du décret n° 87-713 du 26 août 1987, dépenses d’exploitation, d’entretien courant et de menues réparations, plus la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Tout le reste (gros travaux, honoraires du syndic, ravalement, remplacement d’équipements) reste définitivement à la charge du propriétaire.

Le décret approche les quarante ans, et son vocabulaire le montre (il mentionne encore les vide-ordures), mais il régit toujours l’ensemble du contentieux locatif sur les charges. Regardons comment il fonctionne, poste par poste, avec les règles de régularisation qui vont avec.

Le principe, une liste fermée et une logique simple

En copropropriété, le circuit fait trois étages. La copropriété appelle des charges auprès du copropriétaire selon ses tantièmes, puis le copropriétaire bailleur refacture à son locataire la part récupérable. Le locataire verse pour cela des provisions mensuelles avec son loyer, régularisées une fois par an sur les dépenses réelles.

Pour trier ce qui se refacture, un seul critère à retenir, le locataire paie l’usage, le propriétaire paie le patrimoine. L’électricité de la minuterie, les produits d’entretien, la maintenance courante relèvent de l’usage. La réfection de la toiture ou le remplacement de la chaudière collective valorisent le patrimoine, donc au propriétaire.

Un exemple éclaire la règle. La platine d’interphone tombe en panne. Sa réparation est récupérable (menue réparation d’un équipement). Son remplacement ne l’est pas. C’est un investissement. Même équipement, deux factures, deux régimes.

La liste du décret, poste par poste

Poste du décret de 1987	Récupérable (exemples)	Reste au propriétaire
Ascenseur et monte-charge	Électricité, entretien courant, visites périodiques, menues réparations de cabine	Remplacement de l’appareil, mise aux normes, réparations lourdes
Eau froide, eau chaude, chauffage collectif	Consommations d’eau et de combustible, exploitation de la chaufferie, entretien courant	Remplacement de la chaudière, désembouage lourd, gros entretien
Installations individuelles	Entretien courant du chauffe-eau ou du chauffage individuel fourni par le bailleur	Remplacement des appareils
Parties communes intérieures	Électricité, produits d’entretien, salaire du personnel de nettoyage, ampoules, menues réparations	Travaux de peinture des cages d’escalier, remplacement des tapis ou de la minuterie
Espaces extérieurs	Entretien des voies, espaces verts, aires de stationnement et de jeux	Création ou réfection complète de ces espaces
Hygiène	Sacs poubelles, désinsectisation, entretien des vide-ordures, vidange des fosses	Réparation ou remplacement des installations
Équipements divers	Entretien de la ventilation mécanique, des interphones, de l’antenne collective	Leur remplacement
Impositions	Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage	Taxe foncière et le reste des impôts du propriétaire

Jamais récupérables, quoi qu’en disent certains décomptes, les honoraires du syndic, les primes d’assurance de l’immeuble, les frais de procédure de la copropriété, le ravalement, les travaux votés en AG, la cotisation au fonds de travaux.

Le gardien et la règle des 75/40

Les frais de personnel sont le premier poste de charges de beaucoup d’immeubles, d’où une règle spécifique :

Situation du gardien ou concierge	Part récupérable de son coût
Il assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des ordures ménagères	75 %
Il n’assure qu’une seule de ces deux tâches	40 %
Il n’assure aucune des deux (simple surveillance, par exemple)	0 %

Un employé d’immeuble (non logé, sans statut de gardien) suit une logique voisine. Son salaire est récupérable quand il accomplit ces tâches d’entretien. Sur les décomptes, c’est la ligne à vérifier en premier, les erreurs de pourcentage y sont fréquentes.

La régularisation, méthode et délais

La régularisation côté locataire est le miroir de celle que la copropriété applique au bailleur. On compare une estimation à un réel, et on corrige l’écart, jamais plus.

Une fois par an, le bailleur compare provisions versées et dépenses récupérables réelles, puis rembourse ou réclame la différence. Trois règles encadrent l’exercice :

1. la justification, un mois avant la régularisation, le bailleur communique le décompte par nature de charges et le mode de répartition, puis tient les pièces justificatives à disposition du locataire pendant six mois ;
2. la rétroactivité, trois ans maximum. Un bailleur qui n’a rien régularisé depuis cinq ans ne peut réclamer que les trois dernières années ;
3. la sanction du retard, si la régularisation intervient plus d’un an après l’année concernée, le locataire peut exiger un paiement étalé sur douze mois (article 23 de la loi de 1989).

Exemple. Appartement loué avec 110 € de provisions mensuelles, soit 1 320 € sur l’année. Le décompte de la copropriété attribue au lot 2 480 € de charges, dont 1 240 € récupérables après tri (entretien courant, chauffage, TEOM, 75 % du gardien). Régularisation, 1 320 − 1 240 = 80 € à rembourser au locataire. Sans le tri, le bailleur aurait réclamé 1 160 € de trop.

Cas particulier, en meublé (et en colocation, si le bail le prévoit), les charges peuvent être fixées au forfait. Ni décompte ni régularisation, mais le forfait ne doit pas être manifestement disproportionné, et il ne se rattrape pas en fin d’année.

Ce que le syndic vous doit, et ce qu’il ne vous doit pas

Le décompte du syndic mentionne une colonne « part récupérable ». Précision qui surprend beaucoup de bailleurs. Cette mention n’a qu’une valeur informative et n’est pas opposable au locataire. Le syndic répartit selon les tantièmes de la copropriété ; il ne connaît ni votre bail ni votre situation. C’est au bailleur de contrôler le tri poste par poste et d’assumer la régularisation. Sa responsabilité est engagée s’il refacture trop, et c’est lui qui perd la différence s’il refacture trop peu.

Locataire, le raisonnement se retourne à votre profit. Demandez le décompte par nature et les pièces, et vérifiez trois lignes qui concentrent les erreurs, le pourcentage du gardien, les travaux glissés en « entretien », les honoraires du syndic.

Les idées reçues

L’idée reçue	La réalité
« Le relevé du syndic fait foi pour le locataire »	Non, sa colonne « récupérable » est indicative. Le bailleur reste responsable du tri.
« Tout l’entretien de l’immeuble se refacture »	Seulement l’entretien courant et les menues réparations de la liste. Remplacements et gros travaux, jamais.
« Le gardien, c’est 75 % dans tous les cas »	75 % exige le cumul entretien + ordures ménagères ; sinon 40 %, voire rien.
« Charges non régularisées = charges perdues »	Le bailleur peut remonter trois ans. Au-delà, oui, c’est perdu.
« La taxe foncière se récupère puisque la TEOM se récupère »	Non, seule la TEOM (et la taxe de balayage) figure sur la liste.
« En meublé au forfait, on régularise quand même »	Non, le forfait est définitif, dans un sens comme dans l’autre.

Trois questions de bailleurs et de locataires

Mon locataire refuse de payer la régularisation, quel recours ?

D’abord le décompte. Envoyez-lui le détail par nature de charges et proposez la consultation des pièces, faute de quoi la somme n’est pas exigible. Le décompte transmis, la créance suit le droit commun du bail, relance écrite, mise en demeure, puis commission départementale de conciliation ou juge des contentieux de la protection. La prescription de trois ans court pendant ce temps.

Puis-je récupérer les charges d’un ascenseur que mon locataire du rez-de-chaussée n’utilise pas ?

Si votre lot participe aux charges d’ascenseur dans la copropriété, la part « exploitation et entretien courant » se récupère sur le locataire du lot, peu importe l’étage. La logique du décret suit le service rendu au logement, celle de la copropriété suit l’utilité du lot. Un lot de rez-de-chaussée qui ne paie pas l’ascenseur au syndicat n’a en revanche rien à refacturer.

Les frais de relance du syndic pour MES retards sont-ils récupérables ?

Non, deux fois. Côté copropriété, les frais de recouvrement pèsent sur le copropriétaire débiteur (article 10-1). Côté bail, ils ne figurent pas sur la liste du décret de 1987, impossibles à refacturer au locataire, même si vos retards venaient des siens.

Ce que dit le droit. Décret n° 87-713 du 26 août 1987 (liste des charges récupérables), article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (provisions, régularisation, justification, étalement) et article 7-1 de la même loi (prescription de trois ans).

Pour aller plus loin, les charges de copropriété, comprendre, calculer, vérifier, le calcul des tantièmes et des quotes-parts, et le budget prévisionnel qui fixe les provisions.