Préparer l'AG de rentrée, la check-list du conseil

Les assemblées générales de septembre et octobre se préparent en juillet, ordre du jour discuté avec le syndic, devis collectés, comptes vérifiés, convocations parties avec 3 semaines d'avance. Le rétroplanning tient en 4 jalons, J-90, J-45, J-25, jour J, et c'est au conseil syndical de le tenir, parce que personne d'autre ne le fera à sa place.

Une check-list complète, jalonnée et datée, à reprendre telle quelle pour une assemblée de rentrée comme pour n'importe quelle autre.

J-90, arrêter l'ordre du jour qui compte

L'ordre du jour de l'assemblée annuelle est établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Concrètement, provoquez une réunion (ou un échange écrit) 3 mois avant la date visée, avec cette liste sous les yeux.

• les obligatoires, approbation des comptes de l'exercice clos, vote du budget prévisionnel, élection ou renouvellement du conseil syndical.
• les échéances légales, mise en concurrence du contrat de syndic s'il arrive à terme, décisions liées au fonds de travaux, plan pluriannuel le cas échéant.
• les sujets de l'immeuble, travaux à voter (avec devis à collecter, voir J-45), contrats à renégocier, impayés qui appellent une décision.
• les questions des copropriétaires (article 10 du décret du 17 mars 1967), rappelez dans le hall, par affichette, que c'est maintenant qu'elles doivent être notifiées au syndic, pas la veille de la séance.

Chaque question doit finir rédigée en projet de résolution votable, avec sa majorité. « Point sur la toiture » ne se vote pas. « réfection partielle de la toiture selon devis X de 28 400 € TTC, majorité de l'article 24 » se vote.

J-45, réunir les pièces ou renoncer à la question

La règle qui fait tomber le plus de décisions en contentieux est celle des pièces jointes. Chaque résolution part avec ses justificatifs dans la convocation, ou devient annulable.

À J-45, tout ce qui manque encore doit déclencher une décision simple. On l'obtient sous 15 jours, ou la question saute et attendra l'assemblée suivante. Une question envoyée « pour discussion » sans pièce fera perdre 20 minutes de séance sans qu'aucune décision en sorte.

C'est aussi la fenêtre pour la mise en concurrence des contrats. Les cabinets candidats ont besoin de 3 à 4 semaines pour visiter et chiffrer, et leurs projets de contrat doivent partir dans la convocation.

J-25, l'envoi avec la marge du facteur

Le délai légal est de 21 jours entre la réception de la convocation et la séance. Le règlement de copropriété peut prévoir plus. Le calcul prudent est le suivant.

Envoyez à J-25 minimum, J-30 pour absorber les aléas, et vérifiez le suivi des envois. Depuis le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025, la notification se fait par voie électronique par principe, et le délai court le lendemain de la transmission de l'avis. Pour les copropriétaires qui ont demandé le papier, c'est la date de première présentation qui fait foi. Le calculateur de délais fait le compte à rebours pour votre date exacte, et le guide de la convocation détaille les formes valables.

N'oubliez pas dans l'enveloppe le formulaire de vote par correspondance (obligatoire), un formulaire de pouvoir, et la mention de la majorité pour chaque résolution. Le modèle de convocation contient tout.

Jour J, la logistique qui sauve la séance

Une heure de préparation matérielle évite les 2 écueils classiques, la séance interminable et le procès-verbal fragile.

• la feuille de présence pré-remplie (noms, lots, tantièmes), les pouvoirs collectés agrafés, les votes par correspondance reçus pointés.
• le bureau à élire d'entrée, président de séance (jamais le syndic), secrétaire, scrutateur.
• les comptes projetés ou photocopiés, on vote mal ce qu'on ne voit pas.
• le procès-verbal préparé en trame (résolutions pré-remplies, résultats à compléter), pour une signature en fin de séance ou sous 8 jours comme l'admet l'article 17 du décret du 17 mars 1967, avec les noms des opposants et abstentionnistes.
• un ordre de passage réfléchi, les décisions lourdes en début de séance, quand la salle est pleine et fraîche, les sujets d'information à la fin.

Copropriété de 34 lots, AG de rentrée un mardi à 18 h 30. Préparation à la lettre, 26 lots présents ou représentés (dont 5 votes par correspondance), 14 résolutions votées en 1 h 50, procès-verbal signé à 20 h 25. L'année précédente, sans préparation, 3 h 10 de séance, 2 résolutions reportées faute de devis, et une contestation gagnée sur un délai de convocation de 19 jours. La différence n'était pas la bonne volonté, c'était le calendrier.

Les idées reçues

• « Le syndic s'occupe de tout »

  Il envoie. Mais l'ordre du jour utile, les devis concurrents et le calendrier viennent du conseil syndical.

• « On complétera l'ordre du jour en séance »

  Rien ne se vote hors ordre du jour. Ce qui manque attendra un an.

• « 21 jours après l'envoi, c'est bon »

  Non, 21 jours après la réception. L'envoi doit partir à J-25 au moins.

• « Les pièces seront consultables au bureau du syndic »

  Certaines pièces doivent être jointes. La simple consultation ne suffit pas pour les devis et projets de contrat votés.

• « On signera le PV la semaine prochaine »

  Le procès-verbal se signe en fin de séance, ou sous 8 jours au plus tard. Après, il est fragile.

Les questions qui reviennent

Le conseil syndical peut-il imposer une question au syndic ?

Oui, par la notification de l'article 10 du décret du 17 mars 1967, comme tout copropriétaire. Une question notifiée par écrit avant l'envoi de la convocation doit être inscrite. La « concertation » sur l'ordre du jour n'est pas un droit de veto du syndic.

Et si le syndic ne convoque pas l'assemblée annuelle ?

Mettez-le en demeure (modèle ici). Après 8 jours de silence, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même. C'est l'article 8 du décret du 17 mars 1967, et ça fonctionne.

Combien coûte l'assemblée elle-même ?

L'assemblée annuelle tenue en heures ouvrables fait partie du forfait du syndic. Au-delà (soirée, assemblée supplémentaire), le contrat type prévoit des honoraires spécifiques. D'où l'intérêt de tout traiter en une séance bien préparée plutôt qu'en 2 improvisées. Voyez aussi l'assemblée générale extraordinaire et son coût.

Pour aller plus loin, les majorités résolution par résolution, l'ordre du jour en détail, le rôle du conseil syndical. Au glossaire, feuille de présence et ordre du jour.

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