Préparer l'AG de rentrée · la check-list du conseil syndical

Les assemblées générales de septembre et octobre se préparent en juillet, ordre du jour discuté avec le syndic, devis collectés, comptes vérifiés, convocations parties avec trois semaines d’avance. Le rétroplanning tient en quatre jalons, J-90, J-45, J-25, jour J, et c’est au conseil syndical de le tenir, parce que personne d’autre ne le fera à sa place.

Une check-list complète, jalonnée et datée, à reprendre telle quelle pour une assemblée de rentrée comme pour n’importe quelle autre.

J-90 · arrêter l’ordre du jour qui compte

L’ordre du jour de l’assemblée annuelle est établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Concrètement, provoquez une réunion (ou un échange écrit) trois mois avant la date visée, avec cette liste sous les yeux :

• les obligatoires, approbation des comptes de l’exercice clos, vote du budget prévisionnel, élection ou renouvellement du conseil syndical ;
• les échéances légales, mise en concurrence du contrat de syndic s’il arrive à terme, décisions liées au fonds de travaux, plan pluriannuel le cas échéant ;
• les sujets de l’immeuble, travaux à voter (avec devis à collecter, voir J-45), contrats à renégocier, impayés qui appellent une décision ;
• les questions des copropriétaires (article 10), rappelez dans le hall, par affichette, que c’est maintenant qu’elles doivent être notifiées au syndic, pas la veille de la séance.

Chaque question doit finir rédigée en projet de résolution votable, avec sa majorité. « Point sur la toiture » ne se vote pas ; « réfection partielle de la toiture selon devis X de 28 400 € TTC, majorité de l’article 24 » se vote.

J-45 · réunir les pièces, ou renoncer à la question

La règle qui fait tomber le plus de décisions en contentieux est celle des pièces jointes. Chaque résolution part avec ses justificatifs dans la convocation, ou devient annulable.

Type de résolution	Pièces à joindre
Approbation des comptes	Annexes comptables réglementaires, état des impayés et des dettes
Budget prévisionnel	Projet de budget détaillé, comparatif avec l’exercice en cours
Travaux	Devis (idéalement plusieurs), descriptif, conditions essentielles du contrat
Désignation ou renouvellement du syndic	Projets de contrat des candidats, fiche d’information tarifaire
Emprunt collectif	Conditions générales du prêt proposé

À J-45, tout ce qui manque encore doit déclencher une décision simple. On l’obtient sous quinze jours, ou la question saute et attendra l’assemblée suivante. Une question envoyée « pour discussion » sans pièce fera perdre vingt minutes de séance pour zéro décision.

C’est aussi la fenêtre pour la mise en concurrence des contrats. Les cabinets candidats ont besoin de trois à quatre semaines pour visiter et chiffrer, et leurs projets de contrat doivent partir dans la convocation.

J-25 · l’envoi, avec la marge du facteur

Le délai légal est de 21 jours entre la réception de la convocation et la séance ; le règlement de copropriété peut prévoir plus. Le calcul prudent est le suivant.

Envoyez à J-25 minimum, J-30 pour absorber les aléas, et vérifiez le suivi des envois. Depuis le décret du 22 décembre 2025, la notification se fait par voie électronique par principe, et le délai court alors le lendemain de la transmission de l’avis ; pour les copropriétaires qui ont demandé le papier, c’est la date de première présentation qui fait foi. Le calculateur de délais fait le compte à rebours pour votre date exacte, et le guide de la convocation détaille les formes valables.

N’oubliez pas dans l’enveloppe le formulaire de vote par correspondance (obligatoire), un formulaire de pouvoir, et la mention de la majorité pour chaque résolution. Le modèle de convocation contient tout.

Jour J · la logistique qui sauve la séance

Une heure de préparation matérielle évite les deux écueils classiques, la séance interminable et le procès-verbal fragile :

• la feuille de présence pré-remplie (noms, lots, tantièmes), les pouvoirs collectés agrafés, les votes par correspondance reçus pointés ;
• le bureau à élire d’entrée, président de séance (jamais le syndic), secrétaire, scrutateur ;
• les comptes projetés ou photocopiés, on vote mal ce qu’on ne voit pas ;
• le procès-verbal préparé en trame (résolutions pré-remplies, résultats à compléter), pour une signature en fin de séance comme la loi l’exige, avec les noms des opposants et abstentionnistes ;
• un ordre de passage réfléchi, les décisions lourdes en début de séance, quand la salle est pleine et fraîche, les sujets d’information à la fin.

Exemple vécu. Copropriété de 34 lots, AG de rentrée un mardi à 18 h 30. Préparation à la lettre, 26 lots présents ou représentés (dont 5 votes par correspondance), 14 résolutions votées en 1 h 50, procès-verbal signé à 20 h 25. L’année précédente, sans préparation, 3 h 10 de séance, deux résolutions reportées faute de devis, et une contestation gagnée sur un délai de convocation de 19 jours. La différence n’était pas la bonne volonté, c’était le calendrier.

Les idées reçues

L’idée reçue	La réalité
« Le syndic s’occupe de tout »	Il envoie ; mais l’ordre du jour utile, les devis concurrents et le calendrier viennent du conseil syndical.
« On complétera l’ordre du jour en séance »	Rien ne se vote hors ordre du jour. Ce qui manque attendra un an.
« 21 jours après l’envoi, c’est bon »	Non, 21 jours après la réception. L’envoi doit partir à J-25 au moins.
« Les pièces seront consultables au bureau du syndic »	Certaines pièces doivent être jointes ; la simple consultation ne suffit pas pour les devis et projets de contrat votés.
« On signera le PV la semaine prochaine »	Le procès-verbal se signe en fin de séance. Après, il est fragile.

Les questions qui reviennent

Le conseil syndical peut-il imposer une question au syndic ?

Oui, par la notification de l’article 10, comme tout copropriétaire. Une question notifiée par écrit avant l’envoi de la convocation doit être inscrite. La « concertation » sur l’ordre du jour n’est pas un droit de veto du syndic.

Et si le syndic ne convoque pas l’assemblée annuelle ?

Mettez-le en demeure (modèle ici) ; huit jours de silence plus tard, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même. C’est l’article 8 du décret de 1967, et ça fonctionne.

Combien coûte l’assemblée elle-même ?

L’assemblée annuelle tenue en heures ouvrables fait partie du forfait du syndic ; au-delà (soirée, assemblée supplémentaire), le contrat type prévoit des honoraires spécifiques. D’où l’intérêt de tout traiter en une séance bien préparée plutôt qu’en deux improvisées. Voyez aussi l’assemblée générale extraordinaire et son coût.

Ce que dit la loi. Articles 8, 9, 10, 11 et 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (convocation, ordre du jour, pièces, procès-verbal) ; article 21 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (rôle du conseil syndical, mise en concurrence). Notre méthode de vérification est détaillée sur la page Sources.

Pour aller plus loin, les majorités résolution par résolution, l’ordre du jour en détail, le rôle du conseil syndical. Au glossaire, feuille de présence et ordre du jour.

Les modèles qui vont avec. La convocation complète, l’inscription d’une question et la trame de procès-verbal, en Word et PDF gratuits.