Ordre du jour d'AG, comment y inscrire une question

Comment mettre votre sujet, local à vélos, changement de chaudière, contrôle des comptes, sur la table de la prochaine assemblée générale ? Par une lettre recommandée au syndic demandant l'inscription de la question à l'ordre du jour. C'est un droit ouvert à tout copropriétaire, à tout moment, sans seuil de tantièmes, et le syndic n'a aucun pouvoir pour refuser (article 10 du décret du 17 mars 1967).

Ce droit si simple est pourtant le plus gaspillé de la copropriété, questions envoyées trop tard, formulées de façon invotable, ou expédiées en « questions diverses » où rien ne se décide jamais. La mécanique complète, avec la lettre prête à envoyer.

Qui fabrique l'ordre du jour

L'ordre du jour est établi par le syndic, en concertation avec le conseil syndical pour l'assemblée annuelle. S'y empilent 3 couches.

La troisième couche est la vôtre. Une question notifiée au syndic doit être inscrite. Pas « si le syndic la juge utile », pas « si le conseil syndical est d'accord ». Elle est inscrite, sans condition. Son seul pouvoir est chronologique, une question arrivée après l'envoi de la convocation attendra l'assemblée suivante.

Une question votable, l'anatomie exacte

L'assemblée ne délibère pas sur des thèmes, elle vote des résolutions. Toute la réussite d'une inscription tient donc à la rédaction.

Le projet de résolution s'écrit comme une décision déjà prise. Par exemple, « L'assemblée générale décide l'installation d'un local à vélos dans la cour, selon le devis de l'entreprise Dupont du 3 mai d'un montant de 4 800 € TTC, financé par un appel de fonds spécifique. Majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965. » Ce texte, l'assemblée pourra l'adopter, l'amender ou le rejeter. Sans lui, elle ne pourra qu'en parler.

Les pièces suivent la même logique. Une autorisation de travaux sans devis joint à la convocation, une désignation de syndic sans projet de contrat, sont des décisions annulables. Le syndic écarte parfois des questions « faute de pièces ». Joindre les vôtres dès la notification ferme cette porte.

Le calendrier, le levier que le syndic maîtrise

L'article 10 du décret du 17 mars 1967 précise que les questions sont inscrites à l'ordre du jour de la prochaine assemblée dont la convocation n'est pas encore expédiée. D'où la stratégie du calendrier.

L'assemblée annuelle se tient chaque année fin juin, convocations parties fin mai. Une question notifiée le 10 mai a toutes les chances d'être inscrite. Notifiée le 2 juin, elle attendra juin de l'année suivante, soit 13 mois. Pour une question qui vous tient à cœur, la bonne fenêtre est 2 à 3 mois avant la période habituelle d'assemblée, le temps d'obtenir les devis à joindre.

Si votre question ne peut pas attendre un an (travaux qui se dégradent, syndic défaillant), le chemin change. C'est la convocation d'une assemblée extraordinaire, à la demande du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix.

« Questions diverses », le cimetière des sujets

L'article 13 du décret du 17 mars 1967 est formel. L'assemblée ne prend de décision que sur les questions inscrites à l'ordre du jour. La rubrique « questions diverses » n'existe que pour échanger des informations. Tout « vote » qui s'y glisse est nul, et se conteste dans les 2 mois.

Ce n'est pas un détail de juriste. Le scénario type revient souvent. En fin de séance, fatigue générale, quelqu'un propose « tant qu'on y est » de changer les horaires du chauffage, levée de mains, tout le monde rentre. Six mois plus tard, un absent conteste. La « décision » tombe, et avec elle les frais engagés. Un sujet qui mérite un vote mérite une inscription à l'ordre du jour de la prochaine séance, c'est la seule route.

Les idées reçues

• « Le syndic a refusé ma question »

  Il n'en a pas le droit. Renotifiez en LRAR en citant l'article 10 du décret du 17 mars 1967, et exigez la confirmation d'inscription.

• « J'en parlerai en questions diverses »

  On y parle, on n'y vote pas. Une décision prise là est annulable.

• « Ma demande d'il y a 2 ans est tombée à l'eau »

  Une question notifiée reste due, renouvelez-la par écrit avant chaque convocation.

• « Le conseil syndical filtre les questions »

  Il est consulté sur l'ordre du jour, il ne filtre pas les questions notifiées.

• « Une question orale en séance suffira »

  Seule la question écrite, notifiée avant l'envoi de la convocation, se retrouve votable.

Les questions qui reviennent

Combien de questions puis-je faire inscrire ?

La loi ne fixe aucun plafond. La sagesse en fixe un. Une assemblée de 40 résolutions vote mal les 10 dernières. Groupez ce qui peut l'être et gardez l'accessoire pour l'année suivante.

Le syndic peut-il facturer l'inscription de ma question ?

Non. L'établissement de l'ordre du jour fait partie de la gestion courante couverte par le forfait. Seule une assemblée supplémentaire convoquée à votre seule initiative peut donner lieu à des honoraires spécifiques, prévus au contrat.

Qui rédige la résolution si je ne sais pas la formuler ?

Envoyez votre projet même imparfait. Le syndic peut le mettre en forme, en concertation avec vous. Notre modèle de lettre contient une trame de résolution qui couvre la plupart des cas (travaux, autorisation, contrôle).

L'ordre du jour peut-il être modifié après l'envoi ?

Non. Ce qui est parti fait foi. Le syndic peut tout au plus envoyer un ordre du jour complémentaire, en respectant à nouveau le délai de 21 jours avant la séance.

Pour aller plus loin, les majorités applicables à votre question (avec le simulateur), la convocation et ses délais, contester une décision votée hors ordre du jour. Au glossaire, ordre du jour et résolution.

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