Changer de syndic, la procédure sans faux pas

Changer de syndic ne coûte rien et ne demande aucune justification, à une condition, viser l'échéance du contrat. Le nouveau syndic est élu en assemblée générale à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, le sortant reste en fonction un jour franc, puis doit transmettre trésorerie et archives dans des délais stricts.

Mécontentement sur la réactivité, honoraires qui grimpent, envie de passer en gestion bénévole, les raisons ne manquent pas. Ce qui bloque, en pratique, c'est la procédure, balisée de contraintes de calendrier et de forme.

Étape 1, repérer l'échéance du contrat

Le contrat de syndic est à durée déterminée, 3 ans maximum (souvent un an en pratique), et ne se renouvelle jamais tacitement. Deux fenêtres de sortie.

• à l'échéance, aucune indemnité, aucune faute à prouver. La loi permet même d'anticiper. Le changement peut être voté lors d'une assemblée tenue dans les 3 mois précédant le terme du contrat, en fixant la date de fin, sans indemnité.
• en cours de contrat, uniquement pour inexécution suffisamment grave (abandon de gestion, comptes introuvables), votée à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 sur demande motivée du conseil syndical. Une révocation sans motif sérieux avant terme expose le syndicat des copropriétaires à des dommages et intérêts pour révocation abusive.

Le bon réflexe, c'est de noter la date d'échéance du contrat et de lancer la démarche 4 à 6 mois avant.

Étape 2, mettre en concurrence les candidats

Depuis la loi ÉLAN, la mise en concurrence de plusieurs projets de contrat précède chaque désignation. C'est le conseil syndical qui l'organise, en demandant 2 ou 3 devis et en comparant les honoraires de base, les prestations incluses, les tarifs des prestations particulières (état daté, recouvrement).

À noter, l'absence de mise en concurrence n'annule pas la désignation votée, mais la faire sérieusement est votre levier de négociation (méthode détaillée et calendrier ici). Et tout copropriétaire peut, de lui-même, communiquer au syndic un projet de contrat concurrent pour qu'il soit inscrit à l'ordre du jour.

Étape 3, faire inscrire la question à l'ordre du jour

Le syndic en place n'a pas le droit de refuser d'inscrire à l'ordre du jour la désignation d'un concurrent. La demande se fait par lettre recommandée avec accusé de réception, avec les projets de contrat joints. Ils doivent être annexés à la convocation pour que chacun puisse les lire avant de voter (notre guide de la convocation d'assemblée détaille les délais).

Si le syndic traîne des pieds, le président du conseil syndical peut, après mise en demeure restée 8 jours sans effet, convoquer lui-même l'assemblée.

Étape 4, le vote dans le bon ordre

Le syndic se désigne à la majorité de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, la majorité des voix de tous les copropriétaires (absents compris). Deux règles de forme font régulièrement annuler des désignations.

1. une résolution par candidature, votée séparément, dans l'ordre de l'ordre du jour.
2. le second tour (passerelle de l'article 25-1, à la majorité simple, possible quand un candidat a réuni au moins un tiers des voix) ne peut intervenir qu'après avoir voté tous les contrats à l'article 25. Basculer trop tôt = nullité de la désignation.

Pour vérifier vos comptes de voix le jour J, ouvrez le simulateur de majorités et le guide complet des majorités.

Étape 5, le jour franc et la passation

Le syndic évincé ne quitte pas la salle au moment du vote. Depuis l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, la révocation prend effet au plus tôt un jour franc après l'assemblée. Il termine la séance, signe le procès-verbal, et passe la main le surlendemain.

Commence alors la passation, avec les délais impératifs de l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965.

Si le sortant ne s'exécute pas, mise en demeure par recommandé, puis, passé 8 jours, saisine du président du tribunal judiciaire pour obtenir la remise sous astreinte.

Trois situations particulières

• Votre cabinet de syndic a été racheté. Le contrat de syndic est conclu intuitu personae (en considération de la personne). Il ne se transmet pas avec le rachat. Le repreneur doit convoquer sans délai une assemblée pour faire voter son propre contrat. C'est une occasion naturelle de remettre le mandat en jeu.
• Le syndic ne veut pas être renouvelé. Il doit prévenir le président du conseil syndical au moins 3 mois avant l'assemblée. La copropriété a alors tout intérêt à préparer la mise en concurrence sans attendre.
• Plus de syndic du tout (démission, décès, assemblée infructueuse), tout copropriétaire peut saisir le président du tribunal judiciaire pour faire désigner un syndic judiciaire ou un administrateur provisoire chargé de faire élire un syndic. Une copropriété ne reste jamais durablement sans représentant légal.

Et si on passait en syndic bénévole ?

Changer de syndic, ce n'est pas forcément changer de cabinet. Dans les petites copropriétés, un copropriétaire élu peut reprendre la gestion. Conditions, obligations et risques sont détaillés dans notre guide devenir syndic bénévole.

Les idées reçues

• « On vire le syndic quand on veut »

  En cours de contrat, il faut une inexécution grave. Sinon on attend l'échéance (ou la fenêtre des 3 mois).

• « Le vote du nouveau syndic se fait à main levée globale »

  Chaque contrat se vote séparément à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, dans l'ordre, sous peine de nullité.

• « Le syndic révoqué part sur-le-champ »

  Non, il reste en fonction un jour franc et termine l'assemblée.

• « Les archives suivront bien un jour »

  Les délais de l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 sont légaux (15 jours, 1 mois, puis 2 mois de plus) et s'obtiennent sous astreinte au besoin.

• « La mise en concurrence est facultative, donc inutile »

  Elle ne conditionne pas la validité du vote, mais c'est elle qui fait baisser les honoraires.

Les questions qu'on nous pose avant de changer

Le syndic sortant peut-il facturer des « frais de transfert » ?

Non. La remise de la trésorerie, des archives et de l'état des comptes est une obligation légale de fin de mandat, pas une prestation. Les seuls honoraires dus sont ceux du contrat jusqu'à son terme. Une ligne « frais de passation » sur un dernier appel de fonds se conteste par recommandé, texte à l'appui.

Peut-on voter le changement si le syndic n'a pas mis les contrats concurrents dans la convocation ?

Non, et c'est l'erreur la plus fréquente. Sans projet de contrat annexé à la convocation, l'assemblée ne peut pas désigner ce candidat, faute d'information des votants. D'où l'importance d'envoyer les projets au syndic par recommandé, tôt, et de vérifier l'envoi. En cas d'« oubli » manifeste du syndic, la question se réinscrit à une assemblée suivante, convoquée au besoin par le président du conseil syndical.

Combien coûte un changement de syndic ?

Rien en soi, ni indemnité à l'échéance, ni frais de vote. Les coûts réels sont indirects, le temps du conseil syndical pour la mise en concurrence et, parfois, des honoraires de première année légèrement majorés par le nouveau syndic (reprise des comptes). Comparez les contrats sur 3 lignes, forfait de base, prestations incluses, tarif des prestations particulières.

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