Convoquer une assemblée générale · délais et formes

Tout ce qui sera voté en assemblée générale repose sur un document envoyé trois semaines plus tôt, la convocation. Une convocation irrégulière rend les décisions contestables, parfois toutes à la fois. Le délai plancher est de 21 jours, il se compte depuis la réception, et il n’admet que deux exceptions. Voici les règles applicables, le rétroplanning qui les rend réalistes, et les erreurs les plus fréquentes.

Qui a le droit de convoquer

Le syndic est l’auteur de droit de la convocation. Mais il n’est pas seul à pouvoir déclencher une assemblée :

• le conseil syndical peut l’exiger ;
• des copropriétaires représentant au moins 25 % des tantièmes peuvent l’exiger aussi (le règlement peut prévoir un seuil plus bas) ;
• si le syndic ne répond pas, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même après une mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours ;
• depuis le 1er janvier 2021, tout copropriétaire peut demander une assemblée à ses frais exclusifs pour une question qui le concerne personnellement. Le syndic chiffre les frais sous 15 jours, puis convoque dans les 45 jours suivant le paiement.

Les formes d’envoi valables

Le régime a changé. La loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 a supprimé l’accord exprès qu’il fallait autrefois recueillir avant de notifier par voie électronique, et le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025, applicable depuis le 25 décembre 2025, a fait de l’électronique le principe. Le papier est devenu l’option, ouverte au copropriétaire qui la demande.

Forme	Ce qu’il faut savoir
Voie électronique, le principe	Lettre recommandée électronique, ou envoi par un prestataire de services de confiance qualifié (article 64)
LRAR, recommandé papier	Réservée aux copropriétaires qui ont demandé la voie postale (article 64-1)
Remise contre récépissé ou émargement	Toujours valable pour les convocations (article 64-3)

Un simple email ou un courrier ordinaire ne vaut pas convocation : l’électronique n’est valable que par l’un des deux procédés de l’article 64. Le syndic accompagne chaque convocation et chaque appel de fonds d’une mention rappelant la possibilité de revenir au papier (article 64-2). Cette demande se formule à tout moment, par tout moyen établissant sa date de réception ; elle prend effet le lendemain du huitième jour, ou le jour même si elle est faite en séance (article 64-4). Conservez les preuves d’envoi dans le dossier de l’assemblée : ce sont elles qui établissent la régularité en cas de contestation.

Le délai de 21 jours et son point de départ

La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l’assemblée (article 9 du décret du 17 mars 1967), sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. L’erreur classique est de compter depuis l’envoi. Le délai court en réalité :

• le lendemain de la transmission de l’avis par le prestataire, pour une notification électronique ;
• le lendemain de la première présentation, pour une LRAR ;
• le jour de la signature, pour une remise contre émargement.

Un recommandé posté le 1er du mois et présenté le 3 n’autorise pas une assemblée le 22. Le compte commence le 4. Prévoyez toujours une marge d’une semaine.

Conséquence pratique de la coexistence des deux canaux : dans une même copropriété, le délai ne démarre pas au même moment pour tout le monde. Le syndic tient donc, destinataire par destinataire, le canal utilisé, la date d’envoi et le point de départ retenu.

Seuls deux cas permettent de raccourcir. L’urgence réelle d’abord, un péril pour la sécurité des occupants ou la salubrité de l’immeuble, apprécié sous la responsabilité du syndic. La catastrophe technologique ensuite, avec un délai de 15 jours pour statuer sur les travaux urgents. La convenance du syndic, un départ en vacances ou une salle disponible plus tôt ne raccourcissent jamais rien.

Le rétroplanning d’une convocation qui tient

Les professionnels ne partent pas de la date d’envoi, ils partent de la date d’assemblée et remontent le temps. Pour une AG le 25 juin :

Échéance	Ce qui doit être fait
J − 60 (fin avril)	Arrêter l’ordre du jour avec le conseil syndical, relancer les copropriétaires pour leurs questions à inscrire
J − 40	Boucler les annexes comptables, les devis à soumettre au vote, le projet de contrat de syndic s’il est renouvelé
J − 30 (26 mai)	Envoyer les convocations, la marge de 9 jours absorbe les aléas postaux
J − 21 (4 juin)	Date limite légale de notification, à ne jamais viser comme objectif
J − 3 francs	Dernier jour pour recevoir les formulaires de vote par correspondance
Jour J	Feuille de présence, vérification des pouvoirs, tenue de séance

Ce tableau est la version courte d’une procédure que le syndic déroule deux fois par an au moins. Le point qui condamne le plus de convocations est la ligne J − 40. Une annexe comptable qui manque à l’envoi ne peut plus être « rattrapée » ensuite.

Ce que la convocation doit contenir

Trois éléments concentrent l’essentiel du contentieux :

1. Le lieu. Sauf clause du règlement ou décision d’assemblée, l’AG se tient dans la commune de l’immeuble. Une salle « plus pratique » dans la commune voisine suffit à faire annuler les décisions.
2. L’ordre du jour. Chaque question soumise au vote doit y figurer, formulée de façon intelligible, avec la majorité applicable en tête (notre guide des majorités détaille ce point). Tout copropriétaire peut demander l’inscription d’une question, mais rien ne peut être ajouté après l’envoi, une demande tardive est reportée à l’assemblée suivante.
3. Les documents obligatoires. L’article 11 du décret de 1967 impose de joindre, selon les questions inscrites, l’état financier et le compte de gestion quand on approuve les comptes, le projet de budget, les devis et contrats soumis au vote, le projet de contrat de syndic. L’oubli d’une annexe comptable peut entraîner la nullité de l’assemblée entière, pas seulement du vote concerné.

La convocation doit aussi mentionner la période pendant laquelle chaque copropriétaire peut consulter les pièces justificatives des charges chez le syndic, entre l’envoi et la tenue de l’assemblée.

Participer sans être dans la salle

La convocation ouvre trois portes à celui qui ne viendra pas, et chacune a son propre calendrier.

Le pouvoir se donne jusqu’au dernier moment. Il suffit que le mandataire le détienne avant le vote. Le formulaire de vote par correspondance, joint à toute convocation depuis 2020, doit être reçu par le syndic au moins trois jours francs avant l’assemblée. La visioconférence suppose que l’assemblée en ait accepté le principe et que le copropriétaire se manifeste trois jours francs à l’avance. Un formulaire arrivé la veille est écarté, sans recours. C’est l’erreur la plus fréquente des primo-votants par correspondance.

Les erreurs les plus fréquentes

L’idée fausse	La réalité
« Le délai part de la date d’envoi »	Non, transmission de l’avis (électronique), première présentation (LRAR) ou signature (émargement).
« Il faut mon accord pour me convoquer par voie électronique »	Plus depuis la loi du 9 avril 2024. C’est l’inverse, le papier se demande.
« On ajoutera ce point en séance »	Interdit, aucune question ne s’ajoute après l’envoi de la convocation.
« La salle de la commune d’à côté fera l’affaire »	Nullité, même limitrophe, sauf clause du règlement.
« Le nouvel acheteur est convoqué dès le compromis »	Non, tant que la vente n’est pas notifiée au syndic, on convoque le vendeur.
« Le vote par correspondance peut arriver le matin même »	Non, trois jours francs avant l’assemblée, sinon il ne compte pas.

Trois questions que l’on nous pose

Le recommandé revient « pli avisé non réclamé », l’assemblée est-elle bloquée ?

Non. Pour un copropriétaire qui a demandé la voie postale, la notification est réputée faite à la première présentation, qu’il retire le pli ou non. L’avis de passage laissé par le facteur suffit à faire courir le délai. Le syndic archive l’enveloppe retournée, elle prouve la présentation. La logique est la même en voie électronique : le délai court dès la transmission de l’avis par le prestataire, que le message soit ouvert ou non.

Qui paie l’assemblée demandée par un seul copropriétaire ?

Lui seul. Convocation, honoraires du syndic pour la séance supplémentaire, location de salle éventuelle, le décret de 2020 met tout à sa charge, et le syndic doit lui chiffrer ces frais avant de convoquer. La question inscrite ne doit concerner que ses droits et obligations.

Un copropriétaire arrivé en cours de séance peut-il voter ?

Oui, pour toutes les résolutions non encore votées. La feuille de présence est mise à jour à son arrivée, et les majorités des votes suivants se calculent avec ses tantièmes présents. Ses voix ne comptent pas rétroactivement pour les votes déjà acquis.

Ce que dit la loi. Formes et délais sont fixés par les articles 9, 11 et 64 à 64-4 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, pris pour l’application de la loi du 10 juillet 1965. Le principe de la notification électronique figure à l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, dans sa rédaction issue de la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, et ses modalités au décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025, applicable depuis le 25 décembre 2025. Le vote par correspondance vient du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020. La suite logique de cette page est le procès-verbal d’assemblée générale, qui fige ce que la convocation a préparé.

Les modèles qui vont avec. La convocation prête à remplir, le formulaire de pouvoir et le vote par correspondance, en Word et PDF gratuits.

L’outil qui va avec. Le calculateur de délais d’AG, entrez la date d’assemblée, il donne la date limite de présentation et la date d’envoi prudente.