Convoquer une assemblée générale, délais et formes

Tout ce qui sera voté en assemblée générale repose sur un document envoyé 3 semaines plus tôt, la convocation. Une convocation irrégulière rend les décisions contestables, parfois toutes à la fois. Le délai plancher est de 21 jours, il se compte depuis la réception, et il n'admet que 2 exceptions. Voici les règles applicables, le rétroplanning qui les rend réalistes, et les erreurs les plus fréquentes.

Qui a le droit de convoquer

Le syndic est l'auteur de droit de la convocation. Mais il n'est pas seul à pouvoir déclencher une assemblée.

• le conseil syndical peut l'exiger.
• des copropriétaires représentant au moins le quart des voix de tous les copropriétaires peuvent l'exiger aussi, article 8 du décret du 17 mars 1967, et le règlement de copropriété peut prévoir un seuil plus bas.
• si le syndic ne répond pas, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même après une mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours.
• l'article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 permet enfin à tout copropriétaire de demander une assemblée à ses frais exclusifs pour une question qui le concerne personnellement. Le syndic chiffre les frais sous 15 jours, et l'assemblée se tient dans les 45 jours suivant leur paiement (article 8-1 du décret du 17 mars 1967). Le délai de convocation de 21 jours doit donc tenir dans ces 45 jours.

Les formes d'envoi valables

Le régime a changé. La loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 a supprimé l'accord exprès qu'il fallait autrefois recueillir avant de notifier par voie électronique. Le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025, applicable depuis le 25 décembre 2025, a ensuite fait de l'électronique le principe. Le papier est devenu l'option, ouverte au copropriétaire qui la demande.

Un simple email ou un courrier ordinaire ne vaut pas convocation. L'électronique n'est valable que par l'un des 2 procédés de l'article 64 du décret du 17 mars 1967. Le syndic accompagne chaque convocation et chaque appel de fonds d'une mention rappelant la possibilité de revenir au papier (article 64-2). Cette demande se formule à tout moment, par tout moyen établissant sa date de réception. Elle prend effet le lendemain du huitième jour, ou le jour même si elle est faite en séance (article 64-4). Conservez les preuves d'envoi dans le dossier de l'assemblée. Ce sont elles qui établissent la régularité en cas de contestation.

Le délai de 21 jours et son point de départ

La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l'assemblée (article 9 du décret du 17 mars 1967), sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. L'erreur classique est de compter depuis l'envoi. Le point de départ dépend en réalité du canal, et le décret du 17 mars 1967 en distingue 3.

• le lendemain de la transmission de l'avis par le prestataire, pour une notification électronique.
• le lendemain de la première présentation, pour une LRAR.
• le jour de la signature, pour une remise contre émargement.

Un recommandé posté le 1er du mois et présenté le 3 n'autorise pas une assemblée le 22. Le compte commence le 4. Prévoyez toujours une marge d'une semaine.

Conséquence pratique de la coexistence des 2 canaux. Dans une même copropriété, le délai ne démarre pas au même moment pour tout le monde. Le syndic tient donc, destinataire par destinataire, le canal utilisé, la date d'envoi et le point de départ retenu.

Seuls 2 cas permettent de raccourcir. L'urgence réelle d'abord, un péril pour la sécurité des occupants ou la salubrité de l'immeuble, apprécié sous la responsabilité du syndic. La catastrophe technologique ensuite, avec un délai de 15 jours pour statuer sur les travaux urgents. La convenance du syndic, un départ en vacances ou une salle disponible plus tôt ne raccourcissent jamais rien.

Le rétroplanning d'une convocation qui tient

Les professionnels ne partent pas de la date d'envoi, ils partent de la date d'assemblée et remontent le temps. Prenons une AG fixée au 25 juin.

Ce tableau est la version courte d'une procédure que le syndic déroule 2 fois par an au moins. Le point qui condamne le plus de convocations est la ligne J − 40. Une annexe comptable qui manque à l'envoi ne peut plus être « rattrapée » ensuite.

Ce que la convocation doit contenir

Trois éléments concentrent l'essentiel du contentieux.

1. Le lieu. Sauf clause du règlement ou décision d'assemblée, l'AG se tient dans la commune de l'immeuble. Une salle « plus pratique » dans la commune voisine suffit à faire annuler les décisions.
2. L'ordre du jour. Chaque question soumise au vote doit y figurer, formulée de façon intelligible, avec la majorité applicable en tête (notre guide des majorités détaille ce point). Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une question, mais rien ne peut être ajouté après l'envoi, une demande tardive est reportée à l'assemblée suivante.
3. Les documents obligatoires. L'article 11 du décret du 17 mars 1967 range les pièces à joindre en 2 familles, et la distinction change tout. Son I les exige pour la validité de la décision, l'état financier et le compte de gestion quand on approuve les comptes, le projet de budget, les devis et contrats soumis au vote, le projet de contrat de syndic. Son II en ajoute d'autres pour la seule information, dont les annexes au budget prévisionnel. Oublier une pièce du I de l'article 11 expose la décision concernée à l'annulation.

La convocation doit aussi mentionner la période pendant laquelle chaque copropriétaire peut consulter les pièces justificatives des charges chez le syndic, entre l'envoi et la tenue de l'assemblée.

Participer sans être dans la salle

La convocation ouvre 3 portes à celui qui ne viendra pas, et chacune a son propre calendrier.

Le pouvoir se donne jusqu'au dernier moment. Il suffit que le mandataire le détienne avant le vote. Le formulaire de vote par correspondance, joint à toute convocation depuis 2020, doit être reçu par le syndic au moins 3 jours francs avant l'assemblée. La visioconférence suppose que l'assemblée en ait accepté le principe et que le copropriétaire se manifeste 3 jours francs à l'avance. Un formulaire arrivé la veille est écarté, sans recours. C'est l'erreur la plus fréquente des primo-votants par correspondance.

Les erreurs les plus fréquentes

• « Le délai part de la date d'envoi »

  Non, transmission de l'avis (électronique), première présentation (LRAR) ou signature (émargement).

• « Il faut mon accord pour me convoquer par voie électronique »

  Plus depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024. C'est l'inverse, le papier se demande.

• « On ajoutera ce point en séance »

  Interdit, aucune question ne s'ajoute après l'envoi de la convocation.

• « La salle de la commune d'à côté fera l'affaire »

  Nullité, même limitrophe, sauf clause du règlement.

• « Le nouvel acheteur est convoqué dès le compromis »

  Non, tant que la vente n'est pas notifiée au syndic, on convoque le vendeur.

• « Le vote par correspondance peut arriver le matin même »

  Non, 3 jours francs avant l'assemblée, sinon il ne compte pas.

Trois questions que l'on nous pose

Le recommandé revient « pli avisé non réclamé », l'assemblée est-elle bloquée ?

Non. Pour un copropriétaire qui a demandé la voie postale, la notification est réputée faite à la première présentation, qu'il retire le pli ou non. L'avis de passage laissé par le facteur suffit à faire courir le délai. Le syndic archive l'enveloppe retournée, elle prouve la présentation. La logique est la même en voie électronique. Le délai court dès la transmission de l'avis par le prestataire, que le message soit ouvert ou non.

Qui paie l'assemblée demandée par un seul copropriétaire ?

Lui seul. Convocation, honoraires du syndic pour la séance supplémentaire, location de salle éventuelle, l'article 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965 met tout à sa charge. L'article 8-1 du décret du 17 mars 1967 organise la suite, le syndic chiffre les frais prévisionnels et ses honoraires dans les 15 jours de la demande, puis tient l'assemblée dans les 45 jours du paiement. La question inscrite ne doit concerner que ses droits et obligations.

Un copropriétaire arrivé en cours de séance peut-il voter ?

Oui, pour toutes les résolutions non encore votées. La feuille de présence est mise à jour à son arrivée, et les majorités des votes suivants se calculent avec ses tantièmes présents. Ses voix ne comptent pas rétroactivement pour les votes déjà acquis.

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