Vote par correspondance en AG · le formulaire commenté

Peut-on voter à une assemblée générale sans y mettre les pieds et sans donner pouvoir à personne ? Oui, depuis le 1er juin 2020. Le formulaire de vote par correspondance, obligatoirement joint à la convocation, permet de se prononcer résolution par résolution. Deux conditions seulement, qu’il soit reçu par le syndic au moins trois jours francs avant la séance, et qu’il soit signé.

L’outil a l’air simple, il l’est presque. Restent un délai souvent mal compté, une difficulté réelle quand une résolution bouge en séance, et quelques subtilités de dépouillement qui font la différence entre un vote qui compte et un formulaire écarté. Le modèle commenté accompagne ce guide.

Le formulaire officiel, ce qu’il doit contenir

Le vote par correspondance est né de l’article 17-1 A de la loi de 1965, et son formulaire a été fixé par arrêté (2 juillet 2020), identité, lots, date d’assemblée, puis une ligne par résolution avec trois cases, pour, contre, abstention. Un email disant « je vote oui à tout » n’est pas un vote par correspondance ; une lettre libre non plus.

Trois règles de remplissage évitent l’essentiel des déconvenues :

• une case cochée par résolution, une ligne sans croix vaut abstention ;
• pas de vote conditionnel (« pour, si le devis baisse »), la mention rend le vote de la résolution inexploitable, donc abstention ;
• signature et date, sans quoi le formulaire entier est écarté.

Le formulaire peut revenir au syndic par courrier, dépôt contre récépissé, ou email si le syndic l’admet (beaucoup l’acceptent, la loi ne l’interdit pas) ; le recommandé n’est pas obligatoire, mais il fait une preuve de date qui peut tout changer.

Trois jours francs, le délai que tout le monde compte mal

« Trois jours francs avant l’assemblée » signifie trois journées entières entre le jour de réception et le jour de la séance, sans compter ni l’un ni l’autre.

Exemple. Assemblée le jeudi 18 septembre. Les trois jours francs sont les 15, 16 et 17, le formulaire doit être entre les mains du syndic le 14 au plus tard. Posté le vendredi 12, il arrivera probablement le mardi 16, trop tard, écarté, et vous voilà défaillant sur toute la séance. La règle de confort, renvoyer le formulaire dans la semaine qui suit la réception de la convocation.

Un formulaire hors délai n’est pas « repêché » par la bonne foi. Le syndic doit l’écarter, précisément parce que la feuille de présence se fige à l’ouverture de la séance.

Abstention et défaillance, deux poids différents

Le dépouillement réserve une subtilité que même des présidents de séance ignorent :

Situation	Statut	Effet sur les majorités	Peut contester la décision ?
Case « abstention » cochée	Votant abstentionniste	Pèse contre l’adoption aux articles 25 et 26 (calculés sur toutes les voix)	Non
Case vide, formulaire valable	Abstention	Idem	Non
Formulaire hors délai ou non signé	Défaillant	Ne compte pas dans les voix exprimées de l’article 24	Oui
Vote « pour » sur résolution amendée	Défaillant sur cette résolution	Retiré du décompte de la résolution	Oui

La distinction n’est pas académique. Depuis 2019, seuls les opposants et les défaillants peuvent contester une décision devant le tribunal (article 42). L’abstentionniste, lui, ne peut rien.

La résolution amendée, ce que devient votre vote

Vous votez « pour » le ravalement à 180 000 €. En séance, le devis est renégocié à 195 000 € et la résolution est amendée avant le vote. Votre « pour » ne peut pas être transposé à un texte que vous n’avez pas lu. La loi vous bascule alors défaillant pour cette résolution.

Conséquences en chaîne, dans les deux sens :

• votre voix manque au décompte, ce qui peut faire échouer de peu une résolution à l’article 25 ;
• mais votre statut de défaillant vous ouvre le droit de contester la décision dans les deux mois, droit que n’a jamais un votant « pour ». Pour une résolution qui vous inquiète, voter par correspondance « pour » un texte susceptible de bouger est paradoxalement plus protecteur que d’être présent et de voter pour.

La parade côté syndic est connue, rédiger des résolutions précises et chiffrées, qui n’appellent pas d’amendement. Côté copropriétaire, sur les résolutions sensibles, préférez la présence ou un pouvoir avec instructions.

Correspondance, pouvoir ou visioconférence

Trois façons de peser sans être dans la salle, qui ne servent pas les mêmes situations :

Critère	Vote par correspondance	Pouvoir	Visioconférence
Qui décide de vos voix	Vous, à l’avance	Le mandataire, en séance	Vous, en direct
Réagit aux débats	Non	Oui	Oui
Démarche préalable	Réception 3 jours francs avant	Remise du mandat avant le vote	Demande 3 jours francs avant, et moyens votés par l’AG
Risque principal	Résolution amendée → défaillant	Mandataire qui dévie	Technique (connexion, identification)

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Les idées reçues

L’idée reçue	La réalité
« Posté avant l’AG, c’est bon »	C’est la réception qui compte, trois jours francs avant.
« Une case vide, ils compteront pour »	Une case vide vaut abstention, qui pèse contre l’adoption aux articles 25 et 26.
« Je peux voter par correspondance et venir quand même »	Si vous assistez à la séance, votre présence prime et le formulaire est écarté.
« Le formulaire n’était pas joint, tant pis pour moi »	L’absence du formulaire dans la convocation est une irrégularité qui fragilise l’assemblée entière.
« Un scan par email ne vaut rien »	La loi ne l’exclut pas ; si le syndic confirme la réception, le vote compte. Gardez la preuve.

Les questions qui reviennent

Le syndic peut-il refuser mon formulaire « maison » ?

S’il reprend le contenu du modèle réglementaire (identité, lots, assemblée visée, vote par résolution, signature), non. Le plus sûr reste d’utiliser le formulaire joint à la convocation ou notre modèle conforme.

Qui vérifie que mes votes ont bien été comptés ?

Le procès-verbal mentionne les votants par correspondance via la feuille de présence, et le détail des votes résolution par résolution. Vous pouvez vérifier au procès-verbal que votre position apparaît, et la contester dans les deux mois si elle a été mal reportée.

Que se passe-t-il si l’assemblée est reportée ?

Si la séance est reconvoquée avec le même ordre du jour, votre formulaire reste valable pour la nouvelle date, sauf si vous le révoquez. C’est l’un de ses avantages sur la présence physique.

Et dans une petite copropriété de six lots ?

C’est peut-être là qu’il rend le plus service, les assemblées de petites copropriétés échouent souvent faute de participants. Trois formulaires bien remplis suffisent parfois à faire passer le budget sans réunir personne autour d’une table.

Ce que dit la loi. Article 17-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (principe, délai de réception, résolution amendée) ; arrêté du 2 juillet 2020 (modèle du formulaire) ; articles 9 et suivants du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (convocation et pièces jointes). Notre méthode de vérification est détaillée sur la page Sources.

Pour aller plus loin, les majorités en assemblée générale, le pouvoir et ses limites, contester une décision. Les dates se vérifient au calculateur de délais d’AG. Au glossaire, copropriétaire défaillant et résolution.

Le modèle qui va avec. Le formulaire de vote par correspondance commenté, en Word et PDF gratuits.