Vote par correspondance en AG, le formulaire commenté

Peut-on voter à une assemblée générale sans y mettre les pieds et sans donner pouvoir à personne ? Oui, depuis le 1er juin 2020. Le formulaire de vote par correspondance, obligatoirement joint à la convocation, permet de se prononcer résolution par résolution. Deux conditions seulement, qu'il soit reçu par le syndic au moins 3 jours francs avant la séance, et qu'il soit signé.

L'outil a l'air simple, il l'est presque. Restent un délai souvent mal compté, une difficulté réelle quand une résolution bouge en séance, et quelques subtilités de dépouillement qui font la différence entre un vote qui compte et un formulaire écarté. Le modèle commenté accompagne ce guide.

Le formulaire officiel, ce qu'il doit contenir

Le vote par correspondance est né de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, et son formulaire a été fixé par arrêté du 2 juillet 2020. Il porte l'identité, les lots et la date d'assemblée, puis une ligne par résolution avec 3 cases, pour, contre, abstention. Un email disant « je vote oui à tout » n'est pas un vote par correspondance. Une lettre libre non plus.

Trois règles de remplissage évitent l'essentiel des déconvenues.

• une case cochée par résolution, une ligne sans croix vaut abstention.
• pas de vote conditionnel (« pour, si le devis baisse »), la mention rend le vote de la résolution inexploitable, donc abstention.
• signature et date, sans quoi le formulaire entier est écarté.

Le formulaire peut revenir au syndic par courrier, par dépôt contre récépissé, ou par courriel. Le courriel n'est pas une tolérance, l'article 9 bis du décret du 17 mars 1967 l'organise. Il pose même une règle qui change tout, le formulaire envoyé à l'adresse indiquée par le syndic est présumé reçu à la date de l'envoi. Par la poste au contraire, c'est l'arrivée qui compte. Le recommandé n'est pas obligatoire, mais il fait une preuve de date.

Trois jours francs, le délai que tout le monde compte mal

L'article 9 bis du décret du 17 mars 1967 veut que le formulaire soit « réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion ». Trois jours francs signifie 3 journées entières entre le jour de réception et le jour de la séance, sans compter ni l'un ni l'autre.

Assemblée le jeudi 18 septembre. Les 3 jours francs sont les 15, 16 et 17, le formulaire doit être entre les mains du syndic le 14 au plus tard. Posté le vendredi 12, il arrivera probablement le mardi 16, trop tard, écarté, et vous voilà défaillant sur toute la séance. La règle de confort, renvoyer le formulaire dans la semaine qui suit la réception de la convocation.

Un formulaire hors délai n'est pas « repêché » par la bonne foi. Le syndic doit l'écarter, précisément parce que la feuille de présence se fige à l'ouverture de la séance.

Abstention et défaillance, 2 poids différents

Le dépouillement réserve une subtilité que même des présidents de séance ignorent.

La distinction n'est pas académique. Depuis 2019, seuls les opposants et les défaillants peuvent contester une décision devant le tribunal (article 42 de la loi du 10 juillet 1965). L'abstentionniste, lui, ne peut rien.

La résolution amendée, ce que devient votre vote

Vous votez « pour » le ravalement à 180 000 €. En séance, le devis est renégocié à 195 000 € et la résolution est amendée avant le vote. Votre « pour » ne peut pas être transposé à un texte que vous n'avez pas lu. La loi vous bascule alors défaillant pour cette résolution.

Conséquences en chaîne, dans les 2 sens.

• votre voix manque au décompte, ce qui peut faire échouer de peu une résolution à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965.
• mais votre statut de défaillant vous ouvre le droit de contester la décision dans les 2 mois, droit que n'a jamais un votant « pour ». Pour une résolution qui vous inquiète, voter par correspondance « pour » un texte susceptible de bouger est paradoxalement plus protecteur que d'être présent et de voter pour.

La parade côté syndic est connue, rédiger des résolutions précises et chiffrées, qui n'appellent pas d'amendement. Côté copropriétaire, sur les résolutions sensibles, préférez la présence ou un pouvoir avec instructions.

Correspondance, pouvoir ou visioconférence

Trois façons de peser sans être dans la salle, qui ne servent pas les mêmes situations.

La troisième voie a désormais son guide complet, délai, votes et coupures de connexion compris.

Les idées reçues

• « Posté avant l'AG, c'est bon »

  Par la poste, c'est la réception qui compte, 3 jours francs avant. Par courriel à l'adresse indiquée par le syndic, l'envoi suffit.

• « Une case vide, ils compteront pour »

  Une case vide vaut abstention, qui pèse contre l'adoption aux articles 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965.

• « Je peux voter par correspondance et venir quand même »

  Si vous assistez à la séance, votre présence prime et le formulaire est écarté.

• « Le formulaire n'était pas joint, tant pis pour moi »

  L'absence du formulaire dans la convocation est une irrégularité qui fragilise l'assemblée entière.

• « Un scan par email ne vaut rien »

  Le décret l'organise. Envoyé à l'adresse indiquée par le syndic, le formulaire est présumé reçu le jour de l'envoi. Gardez la preuve d'envoi.

Les questions qui reviennent

Le syndic peut-il refuser mon formulaire « maison » ?

S'il reprend le contenu du modèle réglementaire (identité, lots, assemblée visée, vote par résolution, signature), non. Le plus sûr reste d'utiliser le formulaire joint à la convocation ou notre modèle conforme.

Qui vérifie que mes votes ont bien été comptés ?

Le procès-verbal mentionne les votants par correspondance via la feuille de présence, et le détail des votes résolution par résolution. Vous pouvez vérifier au procès-verbal que votre position apparaît, et la contester dans les 2 mois si elle a été mal reportée.

Que se passe-t-il si l'assemblée est reportée ?

Si la séance est reconvoquée avec le même ordre du jour, votre formulaire reste valable pour la nouvelle date, sauf si vous le révoquez. C'est l'un de ses avantages sur la présence physique.

Et dans une petite copropriété de 6 lots ?

C'est peut-être là qu'il rend le plus service, les assemblées de petites copropriétés échouent souvent faute de participants. Trois formulaires bien remplis suffisent parfois à faire passer le budget sans réunir personne autour d'une table.

Pour aller plus loin, les majorités en assemblée générale, le pouvoir et ses limites, contester une décision. Les dates se vérifient au calculateur de délais d'AG. Au glossaire, copropriétaire défaillant et résolution.

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