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Modèle de lettreAssemblée générale

Convocation d'assemblée générale

Modèle de convocation d'assemblée générale prêt à remplir, délai de 21 jours, mentions obligatoires, pièces à joindre. Word et PDF gratuits.

Modèle rédigé par , auteur de la formation.

Quand utiliser ce modèle

La convocation est l'acte fondateur de l'assemblée. Chaque copropriétaire doit la recevoir, avec toutes ses annexes, au moins 21 jours avant la séance. Ce délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée, pas de son envoi. En pratique, un envoi à J-25 est le minimum de sécurité. Les professionnels postent à J-30.

Elle est établie par le syndic, professionnel ou bénévole. Si le syndic ne convoque pas l'assemblée annuelle, le conseil syndical lui en fait la demande. C'est alors son président qui convoque, après une mise en demeure restée sans effet plus de 8 jours (article 8 du décret du 17 mars 1967). Notre modèle de mise en demeure du syndic couvre ce cas.

L'envoi se fait ainsi. Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), remise contre émargement, ou voie électronique si le copropriétaire a donné son accord écrit.

Le texte du modèle

[Nom du syndic, cabinet ou syndic non professionnel]
[Adresse]

[Civilité Prénom NOM]
[Adresse]

Lettre recommandée avec accusé de réception

[Lieu], le [JJ/MM/AAAA]

ObjetConvocation à l'assemblée générale des copropriétaires, Résidence [nom]

Madame, Monsieur,

En qualité de syndic de la copropriété [nom et adresse de l'immeuble], nous avons l'honneur de vous convoquer à l'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] des copropriétaires qui se tiendra aux date, heure et lieu indiqués ci-dessous.

Date
[JJ/MM/AAAA]
Heure
[heure]
Lieu
[adresse précise du lieu de réunion]

Vous trouverez ci-joint l'ordre du jour détaillé et le texte des projets de résolution soumis au vote, avec pour chacun la majorité applicable (articles 24, 25 ou 26 de la loi du 10 juillet 1965). S'y ajoutent les pièces nécessaires à votre information, annexes comptables, projet de budget prévisionnel, devis et projets de contrat à voter.

Conformément à l'article 9 du décret du 17 mars 1967, la présente convocation et ses annexes vous sont adressées au moins vingt et un (21) jours avant la date de l'assemblée.

Comment participer

  • En personne, en signant la feuille de présence à votre arrivée.
  • En vous faisant représenter, à l'aide du formulaire de pouvoir ci-joint, à compléter et à remettre à votre mandataire.
  • Par correspondance, à l'aide du formulaire de vote par correspondance ci-joint, qui doit parvenir au syndic au plus tard 3 jours francs avant l'assemblée.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom NOM]
Syndic de la copropriété [nom]

Points de vigilance

Vérifiez ces points avant d'envoyer le document.

Ce qui doit y figurer

  • Les date, heure et lieu précis de la réunion.
  • L'ordre du jour complet. Chaque question y figure, rédigée de façon à pouvoir être votée. Rien ne peut être décidé hors ordre du jour.
  • La majorité applicable à chaque projet de résolution (articles 24, 25 ou 26 de la loi du 10 juillet 1965).
  • Les pièces justificatives de chaque question, comptes et annexes pour l'approbation, devis et contrats pour les travaux, projets de contrat pour la désignation du syndic.
  • Le formulaire de vote par correspondance, obligatoire depuis le 1er juin 2020, et en pratique un formulaire de pouvoir.

Les pièges classiques

  • Compter 21 jours depuis l'envoi. C'est la réception (première présentation) qui compte. Un délai trop juste rend toutes les décisions de la séance contestables pendant 2 mois.
  • Oublier une pièce jointe. La résolution concernée devient annulable, même si le vote est massif.
  • Formuler une question floue (« point sur les travaux »). Elle ne peut pas être votée, seulement discutée.
  • Envoyer par email simple sans l'accord écrit préalable du copropriétaire, la convocation est irrégulière.

Ce que disent les textes

Le guide qui va avecConvocation d'AG, délais, formes, contenu, le guide complet

Ce qui va avec aussiLe calculateur de délais de convocation Les majorités en assemblée générale (le pilier du registre)

Dans la formation

Le modèle sert une fois, la méthode sert à chaque dossier

Dans la formation, vous produisez ce type de document sur des dossiers reconstitués, correction comprise. À la fin du parcours, vous savez le rédiger sans modèle.

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