Mettre son syndic en concurrence · obligation et méthode

Quand un mandat de syndic arrive à son terme, la loi organise sa remise en concurrence. Avant l’assemblée qui désigne le syndic, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat (article 21 de la loi du 10 juillet 1965). Voici comment la mener pour qu’elle débouche sur une comparaison utilisable en assemblée.

Ce que dit l’article 21, sans le jargon

Le principe est simple. Quand l’assemblée générale est appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic (première nomination, renouvellement, remplacement), cette décision est précédée d’une mise en concurrence effectuée par le conseil syndical. L’idée du législateur, renforcée par la loi ALUR, est d’empêcher les renouvellements automatiques, à l’aveugle, du même contrat pendant quinze ans.

Trois précisions qui changent la pratique :

• Le conseil syndical est l’organe pilote. C’est lui qui collecte les projets de contrat concurrents. Là où il n’existe pas de conseil syndical, la démarche revient aux copropriétaires eux-mêmes.
• Tout copropriétaire garde la main. Chacun peut, de son côté, demander l’inscription à l’ordre du jour de l’examen d’un projet de contrat qu’il a obtenu. Le syndic ne peut pas le refuser.
• La mise en concurrence ne destitue personne. Elle éclaire le vote. L’assemblée reste libre de renouveler le syndic en place, mais elle le fait en connaissance des prix du marché.

Le même texte s’applique dès la toute première assemblée d’une copropriété neuve, le syndic provisoire désigné par le règlement de copropriété ne peut être maintenu qu’après mise en concurrence préalable (article 17 de la loi de 1965).

Le calendrier qui fait réussir ou échouer la démarche

Une mise en concurrence se joue des mois avant l’assemblée. La date butoir invisible, c’est l’envoi de la convocation. Tout projet de contrat qui n’est pas entre les mains du syndic à ce moment-là ne pourra pas être joint, donc pas être voté.

Échéance	Action
4 mois avant l’AG	Le conseil syndical dresse le cahier des charges, nombre de lots, budget, équipements, contentieux en cours, attentes (visites, extranet, permanences)
3 à 4 mois avant	Envoi de la demande de projet de contrat à 3 ou 4 cabinets, avec les mêmes informations pour tous (notre modèle de lettre)
2 mois avant	Relance, réception des projets, tableau comparatif
Avant l’envoi de la convocation	Notification au syndic des projets retenus et de la question à inscrire à l’ordre du jour, avec les contrats en pièces jointes
Le jour de l’AG	Examen des projets, vote de la désignation à la majorité absolue de l’article 25

Un point de méthode. Donnez aux candidats des informations complètes et identiques, y compris les difficultés (impayés, procédures en cours, gros travaux à venir). Un cabinet qui découvre les problèmes après la signature revoit son prix ou se retire, et vous voilà repartis pour un tour.

Comparer ce qui est comparable

Depuis le décret du 26 mars 2015, tout syndic professionnel doit proposer un contrat type dont le plan est imposé. Et depuis l’arrêté du 30 juillet 2021, chaque projet de contrat s’accompagne d’une fiche d’information sur le prix et les prestations, au formalisme impératif, que le syndic ne peut ni compléter ni amputer (l’oublier l’expose à une amende administrative pouvant atteindre 15 000 €). Ces deux outils existent précisément pour vous. Ils rendent les offres superposables.

Le tableau de comparaison utile ne s’arrête pas au forfait :

Poste	Ce qu’il faut regarder
Forfait annuel	Le prix, mais surtout son périmètre, nombre de visites d’immeuble, réunions avec le conseil syndical, heure de fin de l’assemblée incluse
Prestations particulières	La liste limitativement fixée par le contrat type, et le tarif de chacune (c’est sur ce poste que les écarts sont les plus grands)
Honoraires travaux	Le pourcentage sur travaux votés de l’article 44 du décret, poste à négocier avant tout gros chantier
Frais imputables aux seuls copropriétaires	État daté (plafonné par décret), frais de relance et de recouvrement
Durée et échéance du mandat	Un an ou trois ans, et la date exacte de fin, pour caler la prochaine mise en concurrence
Moyens réels	Taille du portefeuille par gestionnaire, extranet, joignabilité, gestion des sinistres

Demandez aussi les deux ou trois références locales du cabinet, et appelez un président de conseil syndical client. Dix minutes de conversation en disent plus qu’une plaquette.

Le jour de l’assemblée

L’examen des projets de contrat et la désignation du syndic se votent à la majorité absolue de l’article 25 (la moitié des voix de tous les copropriétaires, plus une). Si aucun candidat ne l’atteint mais qu’un projet recueille au moins le tiers des voix, la passerelle de l’article 25-1 permet un second vote immédiat à la majorité simple.

Trois réflexes de séance :

1. Faites voter les projets dans un ordre neutre (ordre alphabétique des cabinets, par exemple), chaque projet étant une résolution distincte.
2. Sécurisez la transition si le syndic change, date de fin du mandat en cours, remise des archives dans le délai légal, information du nouveau syndic sur les contentieux. Le détail est dans notre guide de la passation.
3. Consignez la mise en concurrence au procès-verbal, même si le syndic sortant est reconduit. La trace protège le conseil syndical pour les années suivantes.

Les idées reçues

L’idée reçue	La réalité
« Le syndic sortant organise la mise en concurrence »	Non, c’est la mission du conseil syndical. Le syndic se borne à inscrire la question et joindre les projets reçus
« Comparer les forfaits suffit »	Le forfait est la partie émergée. Prestations particulières, honoraires travaux et frais d’état daté font la vraie facture
« On peut présenter un devis obtenu la veille de l’AG »	Trop tard, ce qui n’est pas joint à la convocation ne se vote pas. Direction l’assemblée suivante
« La mise en concurrence oblige à changer de syndic »	Non. Elle éclaire le vote. Reconduire le sortant après comparaison est un choix parfaitement valable, souvent à meilleur prix
« Sans conseil syndical, pas de mise en concurrence possible »	Les copropriétaires peuvent s’en charger eux-mêmes, et chacun peut faire inscrire un projet de contrat à l’ordre du jour

Les questions qui reviennent

La mise en concurrence est-elle obligatoire à chaque renouvellement ?

Le texte la prévoit avant la désignation du syndic, et la pratique prudente la refait à chaque échéance de mandat. Sa force réelle est là. Même reconduit, un syndic qui se sait comparé tient ses prix. Un manquement du conseil syndical n’annule pas à lui seul la désignation votée, mais il prive la copropriété de son meilleur levier de négociation.

Combien de projets de contrat faut-il collecter ?

La loi dit « plusieurs », deux au minimum, trois ou quatre en pratique. Au-delà, la comparaison devient un chantier et les cabinets le sentent, ils répondent moins bien.

Qui paie le temps passé par le conseil syndical ?

Personne. La mission est bénévole. Les seuls frais engageables (photocopies, recommandés) s’imputent sur le budget du conseil syndical s’il en a un. Aucun cabinet candidat ne facture l’établissement d’un projet de contrat.

Le syndic sortant peut-il refuser d’inscrire les contrats concurrents ?

Non. La question notifiée par le conseil syndical ou un copropriétaire doit être inscrite à l’ordre du jour avec ses pièces (article 10 du décret de 1967). Le refus exposerait le syndic à une contestation, et dirait beaucoup de sa manière de travailler. La méthode d’inscription est détaillée dans notre guide de l’ordre du jour.

Ce que dit la loi. Articles 17 et 21 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (mise en concurrence par le conseil syndical), décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 (contrat type de syndic) et arrêté du 30 juillet 2021 (fiche d’information sur le prix et les prestations). Notre méthode de vérification est détaillée sur la page Sources.

Pour aller plus loin, changer de syndic, le guide de la passation, le rôle du conseil syndical, le quitus au syndic, l’autre signal de fin d’exercice, les majorités d’assemblée. Au glossaire, contrat type de syndic, prestations particulières, majorité de l’article 25.

Le modèle qui va avec. La demande de projet de contrat aux cabinets candidats, prête à personnaliser, en Word et PDF gratuits.