AG en visioconférence, règles, votes et délais

Peut-on assister à l'assemblée générale depuis son salon, ou depuis l'autre bout de la France ? Oui, et ce n'est pas une tolérance. Depuis la loi ÉLAN et son décret d'application du 27 juin 2019, chaque copropriétaire peut participer « par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant son identification ». Encore faut-il que la copropriété s'en soit donné les moyens, et que vous respectiez un délai précis. Reprenons la mécanique complète, votes compris.

Un droit, mais qui suppose une décision collective

Le texte pose 2 conditions qui fonctionnent ensemble.

D'abord, l'assemblée décide des moyens. C'est l'assemblée générale qui instaure, avec le syndic, le dispositif technique (l'outil de visioconférence, son coût éventuel, ses modalités). Cette décision relève de la gestion courante, donc de la majorité simple de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Tant qu'aucun dispositif n'a été mis en place, un copropriétaire ne peut pas exiger de se connecter à la prochaine séance. La bonne démarche est de faire inscrire la question à l'ordre du jour.

Ensuite, l'outil doit identifier. La loi ne cite aucune marque de logiciel, elle pose une exigence. Le moyen utilisé doit garantir l'identification des participants. Le syndic doit pouvoir dire qui est connecté, avec quels tantièmes, et l'inscrire sur la feuille de présence. Un appel vidéo anonyme ne suffit pas.

Les 3 façons de participer sans être dans la salle

La visioconférence n'est qu'une voie parmi 3, et elles ne se valent pas selon votre situation.

La différence de fond est que le participant en visioconférence délibère. Il entend les débats, pose ses questions, et peut changer d'avis au moment du vote. Le votant par correspondance a figé ses choix à l'avance (et son vote tombe en défaillance si la résolution est amendée en séance), le mandant dépend de son mandataire. Si le sujet est disputé, la visio est la meilleure des 3 voies à distance. Les 2 autres sont détaillées dans nos guides du pouvoir et du vote par correspondance.

Votre check-list avant la séance

1. Vérifiez que le dispositif existe. La convocation le précise en principe. Sinon, demandez au syndic. S'il n'y a rien, faites voter la mise en place pour les prochaines assemblées.
2. Prévenez le syndic au moins 3 jours francs avant. Les jours francs sont des jours entiers. Pour une AG le vendredi, l'information doit parvenir au syndic au plus tard le lundi. Écrivez (email contre accusé, ou recommandé) pour garder trace.
3. Testez la connexion la veille, avec le lien reçu. Prévoyez le téléphone en secours si l'outil le permet.
4. Le jour J, connectez-vous en avance. La feuille de présence mentionne les copropriétaires présents par visioconférence, et le décompte des tantièmes se fait à l'ouverture.

Les votes en visioconférence, et l'incident technique

Une fois connecté et identifié, vous êtes présent au sens de la loi. Vos tantièmes comptent dans les voix exprimées, vous votez en direct (à main levée virtuelle, par annonce nominative ou via l'outil), et le procès-verbal vous traite comme un présent. Vous ne pouvez donc plus contester une décision comme « défaillant ». Si vous êtes en désaccord, votez contre, et faites-le consigner.

Et la coupure, que tout le monde redoute ? Le décret a prévu la réponse côté procès-verbal. Celui-ci mentionne les incidents techniques ayant empêché un copropriétaire de voter. La règle de lecture est la suivante.

Ce statut de défaillant n'est pas anodin, il vous ouvre le recours de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965, 2 mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester la décision votée sans vous. D'où l'importance que l'incident figure noir sur blanc au PV. Signalez-le au syndic dès la reconnexion, par écrit le soir même.

Les idées reçues

• « J'ai le droit à la visio, je me connecte demain »

  Sans dispositif voté par l'assemblée et sans information du syndic 3 jours francs avant, non

• « Un appel WhatsApp avec mon voisin qui est en séance suffit »

  Non, l'outil doit garantir l'identification et être celui mis en place par la copropriété

• « En visio, je suis un absent qui regarde »

  Faux. Vous êtes présent, vos tantièmes comptent, vous votez en direct

• « Si ça coupe, l'assemblée est annulée »

  Non. L'incident est consigné au procès-verbal, et vous devenez défaillant pour les votes manqués, avec le recours de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965

• « La visio dispense de convocation en bonne et due forme »

  Rien ne change, mêmes délais de convocation, même ordre du jour, même feuille de présence

Les questions qui reviennent

Une assemblée peut-elle se tenir à 100 % en visioconférence ?

Le régime de droit commun organise la participation à distance à une assemblée qui se tient physiquement quelque part (les tout-en-visio n'ont été autorisés que par dérogation temporaire pendant la crise sanitaire). Il faut donc un lieu de réunion, même si la plupart des copropriétaires se connectent.

Qui paie l'outil de visioconférence ?

Le syndicat des copropriétaires. C'est une charge commune de gestion, décidée avec le dispositif lui-même. Beaucoup de syndics l'incluent dans leur forfait avec leur propre outil. Vérifiez-le au contrat avant de payer un supplément.

Puis-je donner pouvoir ET me connecter « au cas où » ?

Non, il faut choisir. Si vous participez par visioconférence, vous votez vous-même. Le pouvoir n'a plus d'objet. Même logique que pour le vote par correspondance, réputé non avenu si son auteur se présente finalement en séance.

Le président de séance peut-il être un copropriétaire connecté à distance ?

La loi exige un président copropriétaire mais ne lui impose pas la présence physique. Confier la présidence à quelqu'un dans la salle reste plus sûr, il doit certifier la feuille de présence et suivre les opérations de vote.

Pour aller plus loin, le pouvoir et ses limites, le vote par correspondance, préparer l'AG de rentrée, le procès-verbal et sa notification. Au glossaire, feuille de présence, copropriétaire défaillant.

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Une question de la formation sur ce sujet

Elle vient de l'application, avec sa correction expliquée.

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