État daté, prix plafonné, contenu et délais

L'état daté est le document financier que le syndic établit obligatoirement avant la vente d'un lot de copropriété, pour un prix plafonné à 380 € TTC. Il chiffre au centime ce que le vendeur doit encore à la copropriété, ce qu'elle lui doit, et ce que l'acquéreur devra reprendre à son compte.

C'est une mission technique du gestionnaire, et un document que les vendeurs comprennent mal, souvent confondus avec le « pré-état daté » facturé sans base légale. Suivons le mécanisme jusqu'au bout, jusqu'au blocage des fonds chez le notaire quand le vendeur est débiteur.

À quoi sert l'état daté

Vendre un lot, c'est vendre aussi une quote-part d'un collectif, avec ses comptes, ses dettes et ses travaux votés. L'état daté (article 5 du décret du 17 mars 1967) sert à ce que personne ne découvre l'ardoise après coup. Il est demandé par le notaire au syndic avant la signature de l'acte authentique.

Il compte 3 parties.

Pour un lot de 1 567 tantièmes sur 10 000 dans une copropriété au budget de 64 000 €, provision trimestrielle = 64 000 × 1 567 / 10 000 ÷ 4 = 2 507,20 €. Avance de réserve, le sixième du budget, = 1 671,47 €. Quote-part de travaux votés de 24 000 € TTC = 3 760,80 €. Chaque ligne applique la même formule de répartition aux tantièmes.

À côté de l'état daté, le vendeur remet à l'acquéreur le dossier complet de la copropriété, règlement de copropriété, fiche synthétique, carnet d'entretien, diagnostics, 3 derniers procès-verbaux d'assemblée, montant du fonds de travaux. Un fonds bien garni rassure l'acheteur. Un fonds vide avec des travaux annoncés fait baisser le prix.

Le pré-état daté, la ligne de facture à surveiller

Dès la promesse de vente, un document d'information financière est transmis à l'acquéreur, le « pré-état daté ». Point capital, il n'a aucune existence légale ni réglementaire. Aucun texte n'en fixe le contenu, ni le prix. Sa facturation par certains syndics, parfois plusieurs centaines d'euros, est un contentieux récurrent. Les données qu'il contient figurent déjà dans les documents que le copropriétaire peut obtenir (ou consulter en ligne sur son extranet).

Le vrai état daté, lui, est réglementé et plafonné à 380 € TTC par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, en vigueur depuis le 1er juin 2020. C'est le seul que le syndic peut facturer à ce titre. Ce plafond s'entend par mutation, et non par lot. La vente d'un appartement avec sa cave et son parking, réunis dans la même vente, donne lieu à un seul état daté à 380 € maximum, pas 3. Le syndic ne peut pas multiplier les factures. Et le plafond tient bon, le Conseil d'État a rejeté le 17 mars 2026 (décision n° 499299) le recours des syndics qui en demandaient le relèvement, le maintenant à 380 € TTC.

Qui paie quoi entre vendeur et acquéreur

Trois règles, posées par l'article 6-2 du décret du 17 mars 1967, tranchent tous les litiges.

1. les provisions du budget de la période en cours incombent au vendeur.
2. les provisions travaux (hors budget) incombent à celui qui est copropriétaire à la date d'exigibilité de l'appel, sans prorata.
3. le trop ou moins-perçu révélé par l'approbation des comptes revient à celui qui est copropriétaire au moment de cette approbation.

Tout accord contraire entre vendeur et acquéreur ne vaut qu'entre eux, l'article 6-3 du décret du 17 mars 1967 le dit expressément. Il est inopposable au syndic, qui appelle toujours selon ces règles.

Quand le vendeur a des dettes, l'opposition et l'hypothèque légale

C'est le mécanisme de protection de la copropriété. Deux délais de 15 jours s'enchaînent, et il ne faut pas les confondre.

1. après la signature de l'acte, le notaire notifie au syndic un avis de mutation dans les 15 jours.
2. à réception, le syndic a 15 jours pour former opposition au versement du prix, par acte de commissaire de justice, en détaillant le montant et les causes de la créance.

Les fonds correspondants sont alors bloqués chez le notaire. En cas de désaccord persistant au bout de 3 mois, le notaire verse au syndicat des copropriétaires les sommes retenues, dans la limite du montant de l'opposition.

Cette opposition met en œuvre l'hypothèque légale spéciale du syndicat des copropriétaires. On l'appelait le « privilège immobilier spécial », et l'expression circule encore dans les modèles d'actes, mais l'ordonnance n° 2021-1192 du 15 septembre 2021 a supprimé ce privilège au 1er janvier 2022. Le vocabulaire a changé, la protection non. L'article 19-1 de la loi du 10 juillet 1965 renvoie désormais à l'hypothèque légale de l'article 2402, 3°, du code civil, et non plus à l'article 2374, abrogé. Sur le prix de vente du lot, la copropriété passe avant la plupart des créanciers, et cette hypothèque est dispensée d'inscription. Elle prime toutes les autres pour l'année courante et les 2 dernières années échues. Pour les années antérieures, elle vient en concours avec le vendeur et le prêteur de deniers, la garantie couvrant en tout l'année courante et les 4 dernières années échues.

Le certificat de l'article 20 complète le dispositif dans l'autre sens. Le notaire vérifie auprès du syndic que l'acquéreur n'est pas déjà copropriétaire débiteur dans l'immeuble (mise en demeure infructueuse depuis plus de 45 jours), auquel cas la vente ne peut pas se faire. L'objectif, empêcher un mauvais payeur d'accumuler des lots.

Les idées reçues

• « État daté et pré-état daté, c'est pareil »

  L'état daté est légal et plafonné à 380 € TTC. Le pré-état daté n'a aucune base légale.

• « Le syndic fixe librement le prix de l'état daté »

  Non, plafond réglementaire de 380 € TTC.

• « Un appartement + cave + parking = 3 états datés facturés »

  Non, le plafond de 380 € TTC s'applique par mutation, quel que soit le nombre de lots vendus ensemble.

• « Vendeur et acquéreur décident entre eux qui paie les travaux »

  Leur accord ne vaut qu'entre eux. Pour le syndic, seule compte la date d'exigibilité.

• « Le vendeur récupère son fonds de travaux dans l'état daté »

  Non, le fonds reste attaché au lot. Seule l'avance de trésorerie est restituée.

• « Les 2 délais de 15 jours, c'est le même »

  Non, 15 jours pour le notaire (avis de mutation), puis 15 jours pour le syndic (opposition).

Trois questions au moment de vendre

Qui commande l'état daté, et quand ?

Le notaire chargé de la vente le demande au syndic une fois le compromis signé, pour l'avoir à jour au moment de l'acte authentique. Le document doit être récent. Des chiffres de plus de quelques mois obligent à une actualisation, la situation du compte du vendeur évoluant à chaque appel de fonds. Le vendeur n'a rien à commander lui-même, mais c'est lui qui paie les 380 €.

Le syndic tarde à délivrer l'état daté, la vente est-elle bloquée ?

Le notaire ne signera pas sans lui. Un état daté qui traîne retarde mécaniquement l'acte. Le syndic dispose d'un délai d'un mois pour le délivrer. Au-delà, mise en demeure, et sa responsabilité peut être engagée pour le préjudice causé (une vente perdue, des intérêts intercalaires). Dans les faits, la relance du notaire suffit presque toujours.

Vendeur à jour de ses charges, l'opposition me concerne-t-elle ?

Non. L'opposition ne se justifie que si l'état daté révèle des sommes dues au syndicat des copropriétaires. Vendeur à jour, le syndic laisse passer les 15 jours sans agir et le notaire libère le prix normalement. C'est exactement le service que rend l'état daté, dire, chiffres à l'appui, s'il y a quelque chose à bloquer ou non.

Pour situer l'état daté dans l'ensemble des flux d'argent de la copropriété, les charges, le budget prévisionnel et le fonds de travaux.

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